Специфика деятельности Торгово-промышленной палаты Самарской области (ТПП СО) связана с объемным документооборотом: в день в организацию поступает несколько десятков входящих документов, большинство из которых подлежит обязательному исполнению в четко обозначенные сроки. Процессы подготовки, исполнения документов требуют создания многочисленных копий на бумажных носителях, что приводит к существенным временным, трудовым, а также дополнительным финансовым затратам.
ТПП СО остановила свой выбор на системе, разработанной международной компанией «Хоулмонт», - системе управления документами и задачами «ТЕЗИС», в наибольшей степени соответствующей требованиям организации. Расширенная редакция системы, включающая в себя следующие функциональные модули: постановка и контроль выполнения задач, согласование и контроль исполнения документов, электронная канцелярия, была развернута в ТПП СО 25 августа 2010 года. Этап опытной эксплуатации системы завершен 23 сентября 2010 года.
«Нравится, что система «ТЕЗИС» четко «заточена» под конкретные задачи документооборота и пригодна для использования в организации без каких-либо доработок и «натяжек». Мы не придумывали новых регламентов движения документов, мы просто реализовали все существующие процессы документооборота в системе. Это существенно сократило временные и финансовые затраты при внедрении. Мы получили развитую систему переадресации заданий и можем вести учет документов и задач, благодаря чему теперь ни одно поручение потерянным быть не может. Мы можем контролировать не только факт своевременного исполнения поручений каждым сотрудником, но и отслеживать все этапы процесса исполнения. Очень порадовало, что инсталляция системы и первичные настройки были осуществлены за один рабочий день – что не всегда возможно при реализации подобных функциональных решений», - подытоживает директор Департамента внешнеэкономической деятельности и поддержки предпринимательства ТПП СО Михаил Мамонов.
