У специалистов Аппарата Уполномоченного РФ при Европейском суде назрела потребность в современных технологиях, позволяющих повысить эффективность управления документами, контролировать исполнение поручений, формировать отчеты по отработке задач, отслеживать общее состояние дел. Для решения этих задач руководством Аппарата был инициирован проект, исполнитель которого определялся на конкурсной основе. По итогам конкурса заказчик выбрал компанию АйТи и программный продукт БОСС-Референт на базе ПО IBM Lotus Domino/Notes.
При адаптации системы электронного документооборота для нужд Аппарата Уполномоченного РФ при Европейском суде специалистами АйТи были учтены многочисленные юридические требования, связанные с особенностью судебного делопроизводства. Так, требуется обеспечивать соблюденин сроков формирования и отправки ответных документов в Европейский суд по правам человека, а также в работе сотрудников Аппарата не с отдельными документами, а с набором документов по жалобе, поступающей от Европейского суда. Для этого были разработаны сложноструктурированные отчеты, собирающие информацию в различных аналитических разрезах, позволяющих контролировать сроки исполнения и отправки документов.
Внедрение системы дало возможность перевести внутренний документооборот Аппарата в электронный вид практически в полном объеме. Бумажные документы используются только при необходимости подтверждения их юридической силы или на стадии рассмотрения и наложения резолюции руководителем. Что же касается информационного взаимодействия с другими ведомствами, то оно отчасти осуществляется в электронном виде, а при отсутствии такой возможности приходится прибегать к бумажным документам.
В рамках проекта в СЭД была внедрена на 55 рабочих местах. Пользователями системы стали руководители Аппарата Уполномоченного РФ при Европейском суде а также сотрудники четырех отделов (отдел рассмотрения жалоб по уголовно-правовым вопросам; отдел рассмотрения жалоб по гражданско-правовым вопросам; отдел анализа, прецедентной практики, организации и контроля исполнения решений; отдел делопроизводства).
