Архив используется сотрудниками общего центра обслуживания «Мечел-БизнесСервис» в Москве, а подготовка и ввод документов выполняется на предприятиях, расположенных по всей России. Он создан на основе типового решения «ЛЕТОГРАФ.Архив ФХД».
Система предназначена для управления документами, возникающими в результате финансово‑хозяйственной деятельности группы предприятий. Решение интегрировано с учетной системой на основе 1С 8.1, что позволяет сотрудникам центра обслуживания непосредственно из интерфейса бухгалтерской системы переходить к просмотру первичных документов, подтверждающих проводки по хозяйственным операциям.
С целью своевременного и корректного наполнения архива разработан и внедрен процесс формирования и движения пакетов электронных образов документов. В пакет входят несколько первичных документов, проходящих по одной хозяйственной операции. В ходе процесса выполняется:
Маркировка пакета документов штрих-кодом. Каждый штрих-код содержит информацию о типе хозяйственной операции и предприятии, по учету которого проходит документ;
Сканирование первичных документов на предприятиях и автоматическое формирование пакета документов в системе на основе электронных образов;
Контроль качества скан-образов и проверка правильности заполнения атрибутов группой контроля;
Контроль содержания первичных документов и установка взаимосвязи с проводкой в системе 1С сотрудниками общего центра обслуживания в Москве.
«Создание единого электронного архива позволило нам реализовать процессы оказания услуг по централизованному ведению бухгалтерского учета для восемнадцати территориально распределенных предприятий, при этом значительно повысив оперативность, достоверность и корректность бухгалтерской и управленческой отчетности» – так подвела итоги внедрения системы заместитель генерального директора ООО «Мечел-БизнесСервис» Любовь Гарина.
