Завершено внедрение системы электронного документооборота в холдинге "Татэлектромаш" (г. Набережные Челны). Работы по нему были начаты еще в августе 2008 года.
Выбор руководство компании остановило на системе DIRECTUM. Это решение было обусловлен оптимальным сочетанием стоимости и функционала системы, а также положительным опытом внедрения на других предприятиях региона. В качестве партнера была выбрана компания "Проекты и Решения".
Прежде чем приступить к развертыванию системы, специалисты компании "Проекты и Решения" предложили комплекс мер по оптимизации документооборота, в результате чего важнейшие процессы взаимодействия перешли в систему уже в модифицированной и улучшенной форме. Были автоматизированы процессы согласования и регистрации договоров. Специалисты компании "Проекты и Решения" спроектировали все процедуры работы так, что они легко подстраиваются как под типовые договорные документы, так и под нестандартные виды договоров и соглашений. При этом решение поддерживает учет и хранение технической документации, связанной с договорами. Это также позволило сократить число участников процесса согласования. Проект договора быстро проходит все необходимое согласование, подписывается руководством с помощью ЭЦП и отправляется на исполнение.
Секретари и делопроизводители компании Татэлектромаш получили новый отлаженный механизм учета входящей и исходящей корреспонденции и контроля поручений. В систему DIRECTUM полностью перешло большинство процессов, связанных с согласованием и движением остальных документов.
С лета 2009 года система DIRECTUM перешла в промышленную эксплуатацию. Система DIRECTUM развернута на рабочих местах 100 ключевых сотрудников компании Татэлектромаш, работающих в приемных директоров, в канцелярии и производственно-функциональных подразделениях холдинга. При этом для удаленных сотрудников, находящихся вне офисов компании, внедрено решение "Мобильный клиент", позволяющее принимать и отправлять резолюции по согласованию документов с использованием мобильных устройств. Главным результатом проекта стало то, что время согласования типового договора снизилось с 3 недель до 3 дней. Некоторые типовые документы утверждаются всего за несколько часов.
Проект активно развивается. В данный момент автоматизируется процесс согласования и учета тендерных заявок. В рамках этого бизнес-процесса будет автоматизирована подготовка заявки с внесением счетов на оплату, согласование по этапам и учет результатов, анализ и контроль поступивших накладных, согласование и оплата утвержденных счетов.
