Масштабы холдинга Сахалинуголь подразумевают ежедневное прохождение большого количества бухгалтерских документов через финансовые службы подразделений компании. Все документы, будь то счета, накладные, акты выполненных работ, должны быть под контролем, и сотрудник финансовой службы должен видеть целостную картину по статусу каждого документа. Реализация данного проекта будет состоять из следующих этапов:
- Создание единого электронного архива первичных финансовых документов с целью обеспечения надежного хранения и быстрого доступа к электронным образам. Для создания электронного архива планируется организовать массовый ввод документов с использованием технологии штрих-кодирования и их оцифровки с помощью потоковых сканеров Kodak. Процесс реализуется силами специалистов предприятий холдинга. Отсканированные документы по каналам передачи данных направляются на файловый сервер в г. Москва. С помощью специализированного программного обеспечения компании ABBYY происходит автоматическая обработка поступающих электронных образов.
- Выполнение контрольных процедур в отношении отсканированных документов с целью достижения полноты и качества переданных в электронный архив документов. Данные процедуры реализуются группой контроля в г. Южно-Сахалинске.
- Интеграцию с учетной системой 1С 8.1., которая обеспечиваетвзаимосвязь первичных бухгалтерских документов-оснований для создания проводки и хозяйственных операций, проведенных в бухгалтерской системе. Пользователи в г. Москва формируют хозяйственные операции на основании отсканированных документов, расположенных в электронном архиве и имеют возможность непосредственно из документов бухгалтерской системы получать для просмотра в web-браузере оцифрованные образы первичных документов.
Создание электронного архива на платформе ЛЕТОГРАФ решает задачи передачи документов от предприятий до общего центра обслуживания, существенно сокращая время на сбор информации, а также предоставляет широкие возможности по поиску, фильтрации и созданию выборок и отчетов по документам.
