Какая система электронного документооборота (СЭД) необходима активно развивающемуся предприятию? Прежде всего эта СЭД должна быть универсальной и позволять настройку на используемые в данной компании типы документов. Другие важные требования — интеграция с программами, применяемыми для подготовки и редактирования документов (на практике это, как правило, средства MS Office), возможность коллективной работы, дистанционного доступа (что особенно существенно в случае распределенной структуры) и, разумеется, приемлемая цена в сочетании с простотой обслуживания. Примерно такими были основные требования к СЭД у инвестиционной корпорации (ИК) «Квартира.Ру», которая специализируется на инвестировании жилищного строительства и реализации недвижимости.
Внедрение СЭД осуществлялось в компании как отдельный проект в рамках построения автоматизированной системы управления предприятием. «Был разработан регламент документооборота и техническое задание на построение СЭД, — рассказывает руководитель проекта по внедрению ERPсистемы ИК “Квартира.Ру” Игорь Недельский, — после чего проведена работа по изучению рынка информационных систем и анализу функциональных возможностей ряда предлагаемых продуктов. В результате выбор был сделан в пользу системы электронного документооборота PayDox компании Paybot, возможности которой наиболее полно отвечали нашим требованиям». СЭД PayDox полностью построена на Webтехнологиях, благодаря чему стоимость владения ею невысока и можно без существенных затрат подключать новых пользователей (в том числе из удаленных офисов). На решение заказчика повлияло и то, что в системе есть средства групповой работы с документами.
На сегодня система внедрена в ИК «Квартира.Ру» на ста с лишним рабочих местах; в дальнейшем их число должно возрасти за счет подключения региональных офисов. В СЭД обрабатывается более двадцати видов документов, а в перспективе в ней планируется вести всю договорную и организационнораспорядительную документацию. Автоматизирована процедура согласования документов в электронном виде, повысились эффективность и оперативность работы с документацией. Система интегрирована с Microsoft Office, что значительно упрощает работу конечных пользователей; предполагается также ее интеграция с функционирующей в компании ERPсистемой Microsoft Dynamics AX.
