Intelligent Enterprise: Для начала хотелось бы понять, что вы подразумеваете под автоматизацией закупок в современном бизнесе.
Александр Казанский: Автоматизацией закупочной деятельности я занимаюсь уже очень давно и могу сказать, что в сегодняшней ситуации ее вряд ли можно рассматривать лишь как одно из функциональных направлений корпоративной информационной поддержки. Здесь скорее имеет смысл говорить о сквозной комплексной автоматизации жизненного цикла приобретения и последующего использования материальных ценностей. Этот цикл охватывает различные процессы, в которые на разных этапах вовлекаются специалисты самого разного профиля. Соответственно автоматизация строится на базе множества информационных продуктов. Между этими продуктами должна существовать тесная интеграция, без чего эффективная ИТ-поддержка процесса корпоративных закупок сегодня, пожалуй, невозможна в принципе. Трудно ее представить и без систем класса Business Intelligence.
Также очевидно, что занимаясь закупками мы вынуждены использовать не только внутрикорпоративные данные, но и информацию из внешних источников, и это одна из самых заметных тенденций в современном бизнесе. Требования технического обеспечения закупочной деятельности все более явно начинают определяться некоторыми законодательными и регулирующими инициативами со стороны государства, и этого тоже уже нельзя не замечать.
Всё сказанное мною как раз и свидетельствует о том, что автоматизация закупок в современном бизнесе ассоциируется с многофункциональной ИТ-поддержкой, которая строится в соответствии с классическими принципами формирования комплексных информационных систем.
Какого класса ИТ-системы могут и должны использоваться вами для решения задач и каковы общие принципы автоматизации?
Думаю, принципы тут по сути те же, что мы проповедуем, развивая комплексную информационную поддержку бизнеса. На мой взгляд, всегда следует стремиться к тому, чтобы автоматизировать весь жизненный цикл закупок, не допуская разрывов в этой цепочке. Хотя чтобы прийти к этой цели, может потребоваться время. Но, как показывает наш опыт, только при такой сквозной автоматизации можно достичь заметного повышения эффективности текущей деятельности. При этом мы получаем возможность постоянно улучшать процесс, находя в нем те или иные несовершенства и изменяя его в нужном направлении. А такая необходимость диктуется как требованиями законодательства, так и потребностями самого бизнеса.
Что касается конкретных информационных систем, то эффективный процесс корпоративных закупок сегодня конечно же неотделим от понятия электронной торговой площадки. Мы (в отличие, кстати, от ряда других нефтяных компаний) не полагаемся на собственные разработки, а используем независимую ЭТП.
Характерно также, что в последнее время благодаря требованиям 223-ФЗ сайт государственных закупок zakupki.gov.ru мы по сути вынуждены считать частью ресурсов автоматизации нашей закупочной деятельности.
В SAP ERP, которая используется в нашей компании в качестве комплексной автоматизирующей системы, также выполняется ряд операций автоматизации жизненного цикла закупок. То же самое можно сказать и о другом важном инструменте в арсенале автоматизации бизнеса компании «Башнефть» — системе электронного документооборота «БОСС Референт».
И венчает информационную поддержку закупочной деятельности инструмент бизнес-аналитики. Именно с его помощью можно решать важнейшие задачи непрерывного совершенствования, о которых я уже говорил. Вместе с тем подобный функционал, позволяющий проанализировать деятельность на любом этапе сквозного процесса (начиная с определения потребности и заканчивая исполнением договора), требует полноты текущих и исторических данных. А этой характеристики можно достичь только при наличии сквозной автоматизации всей операционной деятельности по закупкам. Для целей бизнес-аналитики мы сейчас используем платформу SAP Business Objects Business Intelligence.
Чтобы автоматизация операционной деятельности была эффективной, а результаты анализа высококачественными, нужно сформировать некое единое пространство электронных данных. А для этого необходимо обеспечить интеграцию перечисленных информационных систем…
В целом ряде сценариев информационная интеграция между различными ИТ-системами действительно необходима. 223-ФЗ требует от нас оперативного размещения определенной информации о наших закупках на сайте zakupki.gov.ru. Чтобы реализовать такой механизм, информация из SAP SRM — специального модуля, который обеспечивает функциональность закупок внутри SAP ERP, — поступает на нашу электронную торговую площадку, а уже оттуда определенные данные в требуемом формате могут передаваться на государственный сайт. А если нужно, то некоторые данные, в том числе и внешние по отношению к закупочной деятельности компании «Башнефть», могут поступать с площадок в наши системы. Таким образом у нас фактически налажен двусторонний обмен данными, выходящий к тому же за рамки внутреннего ИТ-ландшафта. А ЭТП соответственно становится в том числе и инструментом информационной интеграции между нашей ERP-системой и сайтом госзакупок.
В случае столь необходимой нам сквозной автоматизации закупочной деятельности некий связующий функционал присущ также и системам электронного документооборота. При этом отдельные этапы процесса (например, согласование договоров) сейчас у нас организованы как раз не в СЭД, а в SAP ERP, непосредственно на рабочих местах сотрудников. Но после того как было решено весь документооборот, касающийся автоматизации закупок в «Башнефти», перевести в электронный вид, специализированные системы соответствующей функциональности стали играть очень важную роль: предоставляемые ими ИТ-сервисы используются по всему жизненному циклу.
Коль скоро вы подчеркнули важность аналитического функционала в информационной поддержке вашей профессиональной деятельности, не могли бы вы теперь рассказать об этом более детально? Ведь бизнес-анализ — это по сути совокупность отдельных направлений автоматизации, каждое из которых может оказаться очень важным для бизнеса вообще и для оптимизации закупочной деятельности в частности.
Имея в виду информационную поддержку нашей работы, я сказал бы о двух четко выделенных направлениях. Это оперативный анализ текущей деятельности в области закупок и системный анализ исторической информации, позволяющий принимать правильные долгосрочные решения и соответствовать некоторым регуляторным требованиям.
Сегодня функции ЭТП расширяются, выходя за рамки набора биржевых инструментов и предлагая среди прочего и аналитический функционал. Весьма востребованным функционал этот становится еще и потому, что площадки независимых провайдеров начинают собирать под свое крыло многих участников торгов, в том числе и из одной и той же отрасли. Поле первичных данных для анализа при этом существенно расширяется, поскольку в таких условиях доступна некоторая информация о деятельности других компаний аналогичного профиля. Проанализировав ее, можно, например, куда более объективно определить начальную максимальную цену контракта для наших закупок, а это, как известно, важнейший параметр, являющийся одним из основных ориентиров при определении эффективности всей закупочной процедуры.
Сегодня коммерческие площадки имеют также информацию относительно качества поставок, осуществляемых теми или иными контрагентами, и анализом этих данных могут уже заниматься, например, экономисты или сотрудники нашей службы безопасности, которые тоже являются участниками закупочных процедур.
Анализ исторической информации связан с необходимостью получения различной отчетности, и сейчас мы как раз находимся в активной фазе реализации проекта по внедрению соответствующих функций информационной поддержки. Структуру нашей отчетности мы определяем таким образом, чтобы точно и объективно отслеживать эффективность своей деятельности на всех этапах жизненного цикла закупок и в случае необходимости сразу вносить корректировки. В то же время мы должны руководствоваться законодательными требованиями и как следствие выстраивать структуру отчетности, ориентируясь на множество параметров. Это, например, длительность закупочной процедуры, среднее количество ее участников, число закупок у определенного поставщика, величина экономии бюджета и процент его исполнения, процент исполнения плана материально-технического обеспечения, сроки заключения договора и т. д. Исходные данные для анализа при этом берутся как с торговых площадок, так и из наших внутренних систем автоматизации.
Мы уже отметили тот факт, что процесс корпоративных закупок всё в большей степени регулируется законодательно и одновременно с этим автоматизация данного направления выходит за рамки сугубо внутренних проблем. Поэтому о государственной поддержке хотелось бы услышать поподробнее.
Мы часто слышим, что вмешательство государственного регулирования «утяжеляет» процесс, делая его громоздким, а управление — соответственно менее гибким. В ряде случаев это, увы, бывает именно так. Однако инициативы по регулированию деятельности электронных торговых площадок, которые в последнее время действительно все активнее исходят от государства, коммерческому сектору, как мне представляется, идут только на пользу.
Сегодня на рынке мы имеем порядка трехсот независимых электронных торговых площадок, которые вправе осуществлять свою деятельность, не придерживаясь никаких единых правил, отраслевых стандартов, требований безопасности и т. д. Думаю, даже понимание самого термина ЭТП, того, что он под собой подразумевает, у многих также существенно различается.
Государство в настоящее время все более явно пытается регулировать деятельность торговых площадок и определять единые правила игры на этом рынке. И здесь очень важно, как это всё будет реализовано, чтобы вводимые инициативы, с одной стороны, оказались действенными, а с другой — не принесли некоего побочного эффекта в виде совсем не нужного вмешательства в уже складывающуюся здесь здоровую конкуренцию.
Что должны будем получить мы — коммерческие участники торгов? На мой взгляд, число площадок неминуемо сократится, ведь общеизвестно, что меры государственного регулирования в любой сфере вытесняют с рынка откровенно слабых и не очень добросовестных участников. Но при этом на каждой из оставшихся площадок можно будет гарантированно получать более качественный и более разнообразный сервис.
Характерно, что сокращение количества ЭТП приведет в том числе и к тому, что участники торгов не будут так «распылены» по разным площадкам, как сейчас, и каждая из них будет формировать вокруг себя более мощный пул компаний, ориентированных на более глубокое использование информационных технологий в сфере корпоративных закупок. В результате появится возможность пользоваться важной отраслевой информацией, которую мы, как я уже говорил, с помощью ЭТП уже получаем. Ведь несмотря на безусловно существующие понятия конфиденциальности информации и коммерческой тайны, есть данные, которыми на отраслевом уровне можно и нужно делиться.
С Александром Казанским беседовал ведущий эксперт Intelligent Enterprise Сергей Костяков
