Внедрение системы проектного управления до сих пор не слишком типично для России. В органах государственной власти особенно. Опыт правительства Астраханской области, где такая система внедрена, будет, как нам кажется, очень полезным. Именно данному проекту посвящен наш разговор с Сергеем Брыкиным, директором государственного бюджетного учреждения Астраханской области «Инфраструктурный центр электронного правительства».
Intelligent Enterprise: Каковы основные цели создания инструмента управления проектами, кто его использует?
Сергей Брыкин: Предназначение системы — повысить эффективность управления проектами. В первую очередь эта работа заключалась в построении единого информационного пространства для хранения, обработки и анализа информации, связанной с проектной деятельностью правительства области. Второй целью было создание личного электронного кабинета специалиста с персональной ответственностью за выполнение задач и достижение показателей проекта. В результате внедрения сокращены сроки формирования, рассмотрения и согласования документов по проектам, повышены качество и полнота принятия решений. Ежегодный рост количества проектов в сфере информационных технологий, а также различных ведомственных и комплексных целевых программ исполнительных органов государственной власти Астраханской области стал отправной точкой для поиска удобного инструмента управления ими. Во всех исполнительных органах власти определены сотрудники, ответственные за своевременное отражение в системе сведений о комплексных целевых программах и о ходе их реализации. Некоторые ведомства используют ее для управления какими-то проектами, касающимися их текущей деятельности.
На какие методические разработки вы опирались?
В системе реализованы механизмы, позволяющие охватить каждый этап жизненного цикла целевой программы, начиная с формирования и согласования заявок и заканчивая анализом реализации данного этапа с корректировкой на будущие периоды. В большинстве случаев руководитель проекта занимается планированием на верхнем уровне, а составление планов по остальным уровням делегирует своим подчиненным. Но так как управление проектами сочетает в себе высокоуровневое планирование и внимание к выполнению каждой конкретной задачи, система должна позволять руководителю в рамках одного интерфейса не только видеть укрупненный план проекта, но и проводить детализацию до любой задачи и конкретного исполнителя.
Использовались ли вами «расширенные» методы проектного управления или методы, пока не входящие в классическую дисциплину Project Management?
Изначально к системе был разработан ряд требований, которым она должна была соответствовать, — это совместное планирование, командное взаимодействие, распределенное управление проектами, мощные инструменты анализа и оценки, удобные средства контроля. В результате реализации этих требований был получен инструмент, позволяющий создавать дерево проектов различной степени сложности, и при этом он обладал простым и удобным графическим интерфейсом. Совмещение планов информатизации органов исполнительной власти с общей программой информатизации Астраханской области был первым результатом, достигнутым благодаря внедрению этого инструмента.
Процессы согласования и утверждения ведомственных программ проходили в режиме реального времени, спорные мероприятия или необоснованные показатели сразу обсуждались участниками и подвергались их критической оценке. В некоторых случаях проводилась дополнительная экспертиза программы с привлечением необходимых экспертов. После обсуждения в программу вносились соответствующие корректировки, при этом благодаря механизмам связывания и вычисления показателей на заполнение их скорректированных величин тратилось намного меньше времени, чем раньше. Изменять нужно было только ключевые показатели и индикаторы, остальные вычислялись системой автоматически. Система управления проектами должна была снизить внутренние недопонимания, разногласия между сотрудниками и консолидировать всю команду проекта для достижения общих целей. И это должно было достигаться путем предоставления всем участникам удобных и функциональных инструментов для обсуждения задач и возникающих проблем.
Существует ли или, может быть, планируется в дальнейшем методика выделения неких лучших практик внедрения региональных проектов, создание некой базы знаний?
Методика по улучшению качества внедрения региональных проектов постоянно совершенствуется за счет детального проектного анализа и использования опыта коллег из других регионов. Ключевыми факторами при определении успеха являются объем проекта, качество его реализации, а также временны€е и финансовые показатели. В частности, управление проектом не заканчивается его внедрением. Мы в своей практике применяем принципы постпроектного анализа, в котором пытаемся выделить сильные и слабые стороны каждой конкретной реализации с составлением соответствующих рекомендаций для будущих проектов. Мы учимся на собственном положительном и отрицательном опыте. Это уже сейчас приносит определенные результаты. Так, каждая последующая реализация обычно не содержит ошибок предыдущих проектов.
Какие известные концепции автоматизации бизнеса (помимо ИТ-поддержки Project Management) заложены в основу системы?
Система позволяет применять различные методики управления проектами и совершенствовать их. В частности, сейчас ведется работа по применению стандарта ANSI PMBoK. В этом процессе большие трудности вызывает не использование системы, а организационные работы по применению новых стандартов, связанные как с взаимодействием различных ведомств и уровней власти, так и с персоналом — командой проекта. В системе реализован модуль обсуждения проектов и ведения дискуссий, напоминающий интерфейсы социальных сетей, что явилось удобным решением для проведения брейнсторм-сессий. Система формирует расширенные графические отчеты, например привычные для всех диаграммы Ганта, отчеты использования ресурсов и т. д. Есть также возможность проведения многомерного анализа данных по принципу OLAP-технологий. Этот инструмент набирает все большую популярность среди руководителей всех уровней в органах власти.
Какова архитектура системы?
Система построена по принципу централизованного хранения данных и использования тонкого клиента. Все данные обрабатываются на сервере приложений, и пользователю нет необходимости заботиться о настройке рабочего места — достаточно иметь под рукой только веб-браузер. Возможна работа с планшетных компьютеров и мобильных телефонов. А функционал сообщений системы, которые приходят на почту участников, очень удобен даже для организации совещаний или встреч в рамках проекта. Вся работа пользователя осуществляется в его личном кабинете, где ему представлены текущие задачи в рамках тех проектов, в которых он задействован. На настоящий момент мы не рассматриваем вариант использования системы населением напрямую, хотя в ней учитываются социально-значимые направления и мероприятия, которые находят отражение и для жителей региона.
Можно ли считать созданную систему тиражируемой или способной к внедрению в других регионах?
Систему можно масштабировать под цели и задачи других регионов благодаря принципам, заложенным при формировании дерева проектов (структуры проекта). Количество её пользователей ограничено только техническими параметрами оборудования, на котором будет развернута система. К тому же в ней заложен очень гибкий принцип настройки индикаторов и показателей проекта, на основе которых оценивается выполнение этапов проектной деятельности. Первоначальная настройка выполняется в визуальной среде, нет необходимости лезть в программный код или изменять конфигурационные файлы. Это создает максимальное удобство не только для пользователей, но и для администраторов. Процедура регистрации нового пользователя занимает минимум времени благодаря тому, что он сам заполняет все сведения о себе, включая пароль, и далее администратору на электронную почту приходит соответствующий запрос. Остается только делегировать права на запрашиваемые проекты и одобрить заявку. После одобрения пользователю автоматически отправляется уведомление, и он может приступать к работе в системе. Процедуры максимально удобны и технологически не отличаются от иных популярных систем, что также упрощает работу и сокращает временные затраты. Процедуру делегирования может осуществлять не только администратор, но и пользователи в рамках механизма назначения полномочий по проекту. Права могут делегироваться как на задачи и мероприятия в рамках проекта, так и вплоть до уровня конкретных индикаторов и показателей.
Существует ли методика оценки эффективности созданного решения?
Методика оценки эффективности созданного решения складывается как из качественных, так и из количественных результатов реализации проекта. Выделяются наиболее значимые показатели, которые были поставлены при проектном анализе. Если решение действительно сократило время на выполнение тех или иных задач, то в системе это всегда можно оценить за счет встроенных средств мониторинга и отчетов. Качественные показатели определяются, как правило, в результате каких-то новых идей, возможностей и решений, которые появляются после внедрения. Ну и конечно же применяются стандартные системы оценки качества, основанные на некоторых ключевых показателях. Если говорить о целевых программах или мероприятиях, то показателями являются ключевые индикаторы. Единой методики оценки эффективности не существует и быть не может. Каждый проект или целевое мероприятие имеют целый ряд особенностей. Для общего расчета эффективности мы используем некую функцию, складывающуюся из нескольких показателей, учитываются весовые коэффициенты для каждого из них. Но эти значения определяются индивидуально для каждого проекта.
Каковы перспективы функционального развития системы?
Созданное решение оказалось достаточно гибким, и с его помощью путем несложных настроек можно организовать управление любыми процессами. Сейчас ведутся работы по реализации внутри системы процедур управления мероприятиями (работа комиссий, советов при губернаторе и правительстве Астраханской области). Кроме того, все органы государственной власти могут самостоятельно вести собственные проекты в совершенно разных областях, начиная от охраны природы и заканчивая здравоохранением. В ближайших планах — в рамках этой системы реализовать управление не только проектной, но и процессной деятельностью, например управление работой службы технической поддержки. Пока в системе работает более 120 человек и описано 270 проектов.
