Многие информационные системы, скажем системы класса ERP, позволяют, во-первых, автоматизировать формирование бюджета предприятия, а во-вторых, отслеживать этот процесс, то есть позволяют выполнять основные функции системы бюджетирования. Зачем в таком случае необходимы специализированные системы поддержки бюджетного управления?
На мой взгляд, этот вопрос вызван неправильным пониманием того, что же такое бюджетное управление. Система бюджетного управления компании строится из нескольких составляющих. Сначала разрабатываются ключевые показатели деятельности компании, значения которых являются измеримыми индикаторами, отражающими достижение стратегических целей компании. На основании этих показателей, которые строятся на различных горизонтах планирования, осуществляется формирование планов и бюджетов. Следующие этапы - контроль исполнения, анализ и корректировка планов и бюджетов. Именно этот процесс мы называем бюджетным управлением, и именно для решения этих задач используются программные продукты класса business intelligence.
Ситуация такова, что во многих случаях просто необходимо использовать специализированную систему бюджетирования. Например, компании (одному нашему клиенту) необходимо было исследовать процесс замены упаковки своего продукта при формировании бюджетов, т.е. построить модель и посмотреть, через какой промежуток времени финансовый показатель рентабельности чистых активов компании достигнет заданной величины. Очевидно, что решить такую задачу непросто. Поскольку замена упаковки может повлечь за собой, скажем, покупку нового (или модернизацию существующего) производственного оборудования, т.е. привлечение дополнительных финансовых ресурсов, возникает необходимость в проведении дополнительных рекламных акций (что увеличивает коммерческие расходы); возможно, будут дополнительные затраты по обучению персонала и так далее. Решение такой многопараметрической задачи (да еще и многовариантное!) возможно только для детализированной модели показателей и взаимосвязанных планов и бюджетов и только в среде специализированной информационной системы.
Кроме того, в ERP-системе сложно построить процесс интерактивного формирования бюджета компании на различных уровнях управления. Именно поэтому специализированные продукты наилучшим образом решают задачи построения системы бюджетного управления компании.
Насколько необходимость в специализированной информационной системе бюджетирования зависит от частоты пересмотра бюджетов компании? Как часто, на Ваш взгляд бюджеты должны пересматриваться?
В первую очередь, необходимость в специализированной информационной системе определяется степенью сложности бюджетной модели, которая может быть построена по различным уровням управления компании, нескольким горизонтам планирования и различным функциональным областям, плюс каждый план и бюджет в этой модели может иметь дополнительные аналитические измерения. А частота и необходимость пересмотра (или корректировки) бюджета может зависеть от нескольких факторов: от горизонтов планирования, качества планирования и изменчивости внешней среды.
Давайте представим себе компанию, которая строит планы и бюджеты на различных горизонтах планирования. Первое - это долгосрочные планы и бюджеты, которые являются частью бизнес-плана и отражают стратегические цели этой компании. Обычно такие стратегические планы и бюджеты формируются на значительный период времени, от 5 до 7 лет с разбивкой по годам. Далее на тактическом горизонте планирования на основе стратегического бюджета формируется главный бюджет, обычно на год, с разбивкой по кварталам и по месяцам. Если бизнес компании динамичен (обычно это торговые или дистрибьюторские компании), а скорость изменения внешней среды высока, то тактический горизонт, или горизонт среднесрочного планирования - это квартал, а дальше компания "заглянуть" не может. Оперативные планы и бюджеты детализируют главный бюджет и формируются, как правило, на месяц. Мы считаем, что если компания утвердила месячный бюджет и начала по нему работать, то корректировать его не имеет смысла. (Если, конечно, не форс-мажорные обстоятельства.) Изменение главного бюджета чаще, чем раз в месяц (а стратегического чаще, чем раз в год) скорее всего означает, что на предприятии либо очень плохое качество планирования, либо оно плохо работает. Кроме того, специализированные программные средства позволяют сохранить, например, для последующего анализа различные версии бюджета (первоначальные и скорректированные).
Управление только по финансовым планам может привести к большим ошибкам, так как не учитывает, например, такие параметры как появление новых клиентов или продуктов, доля рынка и т.д. Как должны соотноситься системы бюджетного управления и управления предприятием по ключевым показателям?
Прежде всего, мы не считаем, что система бюджетного управления - это только построение финансовых планов. Хотя такая точка зрения встречается нередко. В первую очередь система бюджетного управления должна соответствовать стратегическим целям, которые были сформулированы для данного предприятия. Если данное предприятие определило в качестве цели расширение ассортимента продукции или поставило перед собой задачу завоевать, скажем, определенный региональный рынок, это означает, что и вся система планов и бюджетов предприятия должна быть построена для решения этих задач. Для этого и строятся ключевые показатели деятельности, значения которых позволяют отслеживать, достигнуты ли эти цели или нет. Вся система взаимосвязанных планов и бюджетов (начиная с плана продаж, плана производства) строится на основе тех контрольных показателей, которые мы сформулировали на стратегическом и тактическом уровнях управления. А финансовый бюджет компании (обычно состоящий из трех форм: бюджета доходов и расходов, бюджета движения денежных средств и бюджетного баланса) рассчитывается на последнем этапе на основе данных других бюджетов.
Однако не стоит путать многофункциональную систему ключевых показателей эффективности компании (KPI) и систему бюджетного управления. Система KPI содержит намного больше показателей, чем те показатели, на основе которых осуществляется непосредственное формирование планов и бюджетов. Например, эта система может включать показатели, характеризующие качество обслуживания клиентов: доля бракованной продукции, обработка претензий клиента в четко определенные сроки и многие другие. Среди программных продуктов класса business intelligence существуют модули, позволяющие построить иерархическую по различным уровням управления и функциональным областям систему показателей и органично связать ее с системой бюджетного управления.
