Intelligent Enterprise: Предприятия производственной сферы, как правило, в своей стратегии автоматизации делают акцент на информационные системы управления ресурсами, производственное планирование. Какие причины привели "Силовые машины" к необходимости автоматизировать документооборот?
Александр Никитин: Концерн "Силовые
машины" выполняет для зарубежных заказчиков строительство крупных объектов,
например электростанций, "под ключ". Как до непосредственного начала
работ, так и в ходе строительства таких объектов идет интенсивная рабочая переписка,
обмен чертежами и документами между всеми участниками проекта: инженерно-техническим
центром "Силовых машин" Санкт-Петербурге, сбытовыми подразделениями
в Москве, проектными организациями-субподрядчиками из разных городов России
и представителями заказчика из разных стран.
Во время реализации нашего крупного проекта - строительства и запуска в эксплуатацию ТЭЦ Uong Bi во Вьетнаме - стало ясно, что имеющуюся документацию надо систематизировать. Речь шла и о документах в электронном виде, и о бумажных - письмах и факсах. Они поступали к нам от субподрядчиков (их около 20 в различных городах России) и требовали согласования с вьетнамской стороной. Сами документы аккумулировалась в различных подразделениях "Силовых машин", расположенных в Москве и Петербурге, а также поступали во вьетнамское представительство концерна и непосредственно на строительно-монтажную площадку. К 2003 году было накоплено более 7 тыс. документов, и стало понятно, что мы перестаем справляться с этими объемами. Каждый день поступало множество новых документов, и сотрудники, занимавшиеся регулированием этого потока, уже не могли достаточно эффективно им управлять. Особенно сложно было собирать сведения о последовательности версий того или иного документа, отслеживать его статус спустя несколько месяцев. Мы поняли, что без автоматизации документооборота не обойтись.
Каким образом вы подходили к выбору решения для автоматизации проектного документооборота?
Сначала мы хотели найти продукт, позволяющий не только автоматизировать проектный документооборот, но и одновременно решить более широкий комплекс задач, обеспечить интеграцию с нашими CAD-системами и работу финансового и логистического модуля. Мы рассматривали несколько серьезных зарубежных систем, однако оказалось, что местные представители компаний - производителей этих систем не гарантируют стопроцентно успешного внедрения, что связано с большими объемами и сложной структурой нашего концерна. Поэтому от идеи установки глобальной системы документооборота мы отказались и стали искать решение, которое позволило бы нам автоматизировать именно проектный документооборот.
Затем мы стали рассматривать портальные решения. Однако большинство наших зарубежных проектов ведется в странах третьего мира. Для работы портального решения требуется хорошая скорость Интернет-канала, а, например, в том же Вьетнаме есть только один провайдер, причем в течение дня он не гарантирует ни наличия, ни качества связи. Конечно, можно было организовать спутниковый канал связи, установить собственную антенну, но, по нашим расчетам, дешевле оказалось бы раз в неделю отправлять к месту строительства человека с документами на CD-дисках (даже бизнес-классом). И на строительных площадках в Индии, и в Китае, где мы ведем наши проекты, та же самая ситуация. Да, в столицах этих государств, вероятно, со связью все хорошо. Однако стройплощадки наших объектов могут находиться на любых далеких территориях, в буквальном смысле слова в джунглях, где Интернета вообще может и не быть. Поэтому от идеи использовать портальное решение мы также отказались.
В качестве корпоративной почты у нас работала система Lotus Notes, выбранная еще и потому, что на ее основе предполагалось внедрять канцелярский документооборот (в данный момент этот проект не осуществлен в связи с большими организационными преобразованиями в концерне). Поэтому мы стали искать для автоматизации проектного документооборота потенциальные решения на базе платформы Lotus Domino.
Мы сразу решили, что нам нужен стандартный продукт, заказные разработки мы вообще не используем, это наша корпоративная политика. Иначе "Силовые машины" окажутся слишком жестко привязаны к компании, устанавливавшей такой продукт, сложнее будет решать вопросы устранения ошибок. Кроме того, в нашем случае речь шла об автоматизации документооборота в ходе текущего проекта, а значит, заказная разработка и программирование даже на базе Lotus были связаны с возможными рисками превышения плановых сроков и неполного выполнения требований технического задания.
Поэтому компания "Поликом Про", выполнявшая проект автоматизации
проектного документооборота на нашем предприятии, предложила вариант на основе
высокоуровневых компонентов, входящих в семейство Lotus и не требующих применения
классического программирования. Так, для создания хранилища документации была
использована компонента Lotus Domino Document Manager, которая позволила быстро
реализовать также и удаленные репликации хранилища с возможностью оперативной
коррекции его структуры. Для организации маршрутизации документов была использована
Lotus WorkFlow, позволившая реализовать сложные маршруты обработки документов.
Каковы отличительные черты проекта автоматизации проектного документооборота
в такой распределенной компании, как ваша? Сколько времени занял проект?
Сначала система была внедрена в нашем инженерно-техническом центре в Санкт-Петербурге. Потом произошло ее тиражирование на Москву и две площадки во Вьетнаме.
Предыдущее хранилище документов существовало частично в виде файловых, частично в виде почтовых папок. Необходимо было автоматизировать выполнение процедур подготовки и согласования документов по проектам, "наладить" механизмы учета и регистрации всех входящих и исходящих документов, а также их хранение в электронном виде и управление архивом. Кроме того, требовалось реализовать некоторые управленческие функции - в частности, выявление нарушений процедур согласования документов и методы их устранения. Следовало обеспечить хранение инженерной документации в электронном виде с возможностью доступа к ней из удаленных офисов с различными правами пользования.
Перенос существующего неструктурированного файлового хранилища в электронный архив и интеграцию его с почтовой системой предприятия удалось произвести в течение двух месяцев. Кроме того, были реорганизованы связи между обновленным факс-сервером и архивом и системой документооборота. Параллельно велась интеграция с системой SAP R/3, которая является корпоративным стандартом нашего концерна. Конечно, мы еще не достигли идеального варианта интеграции, когда одновременно с созданием чертежа проходила бы финансовая проводка, но тем не менее системы нормально работают вместе.
Интересно, что попутно был решен и вопрос создания интеллектуального хранилища проектно-технической документации. Сначала мы об этом не думали, но оказалось, что и на самой стройплощадке инженерам было бы очень удобно иметь полную базу проектно-технической документации. Их просьбу мы выполнили очень быстро, установив на стройплощадке сервер, на который реплицировалась база из нашего российского инженерного центра. Скорость Интернет-соединения в этом регионе Вьетнама составляет не более 128 Кб/сек, часто связь прерывается, однако выяснилось, что система хорошо работает даже в таких условиях. Справляться с постоянными перебоями в электроснабжении (в Индии это может происходить по несколько десятков раз в день) помогают UPS и автономные дизель-генераторы, и благодаря системам резервного электропитания инженеры на стройплощадке имеют возможность постоянного доступа к базе чертежей.
Проекты внедрения систем документооборота часто встречают серьезное сопротивление персонала, привыкшего работать по-старому. С какими проблемами пришлось столкнуться в ходе внедрения?
Особых проблем не было. Фактически работа свелась к "перетаскиванию" базы документов, однако, поскольку большая их часть уже находилась в Lotus Notes, перенос был связан только с большими затратами времени (тысячи файлов надо было переименовать и разложить в соответствии со структурой, отсеяв кучу мусора). Наш внутренний заказчик - инженерно-технический центр - понимал всю важность и нужность проекта. Они не только не создавали препятствий, как это часто случается в случае внедрения систем автоматизированного документооборота, но и активно помогали. Люди работали сами для себя. Поэтому внедрение системы проходило без всякого противодействия или конфликтов со стороны персонала.
Небольшие проблемы иногда возникают в связи со стандартизацией. Несмотря на наличие международных стандартов, есть некоторые особенности того или иного зарубежного заказчика и их требований к исполнению проекта, передаче документации. Также имеются различия в бизнес-процессах при работе с различным составом участников, выполняющих различные функции. Но настроить систему для работы с каждой конкретной ситуацией можно достаточно быстро.
Как вы оцениваете результаты автоматизации проектного документооборота? Каковы ваши планы в этой области?
Без автоматизации нам пришлось бы резко увеличить количество людей, занимающихся обеспечением документооборота. Но самое главное - система помогает избежать потерь документов. В нашей внутренней системе документы не пропадут, а вот кто-то из многочисленных контрагентов может иногда просто потерять тот или иной документ. В автоматизированной системе появляются возможности контролировать прохождение документов.
Иногда электронный документооборот приравнивают к безбумажному. Но бумажных документов не становится меньше, эти потоки идут параллельно. Мы, управление ИТ, уже давно пользуемся электронными документами, хотя я понимаю: где-то в канцелярии, несомненно, имеются их бумажные оригиналы.
Часто, пытаясь оценить эффективность автоматизации, говорят о достигнутой экономии. Я же считаю, что главный результат - это новые возможности. Как сказал один из наших менеджеров "вьетнамского" проекта, только благодаря внедрению этой системы мы можем продолжать данный проект во Вьетнаме и другие аналогичные работы.
Сейчас система работает, помимо наших подразделений в Москве и Санкт-Петербурге, на двух площадках во Вьетнаме и одной в Индии. В планах - установка системы на новые площадки, создание уже иерархического хранилища документации, в котором часть документов мы перенесем на внешние носители. Планируется также расширение возможностей системы, поднимающее ее на более высокий уровень работы. К нашей разработке уже проявляют интерес другие организации. И в глазах заказчиков мы стали выглядеть более солидно.
