На начальном этапе сомнений в пользе автоматизации не возникает. Считается, что автоматизированный процесс будет протекать удобнее, быстрее нынешнего и снизит количество ошибок. Кроме того, не многие сопоставляют стоимость автоматизации и конечный бизнес-эффект. Особенно актуально такое положение вещей в компаниях, где разработка ПО не является основным видом деятельности. А основной вид деятельности обеспечивает прибыль, достаточную для выделения средств на автоматизацию.
Тем не менее, финансовые трудности последних лет заставили многие предприятия начать тщательнее анализировать расходы и внимательнее относиться к выбору процессов для автоматизации. Сегодня ожидается, что разработка и внедрение новой ИТ-системы принесет достаточную выгоду и окупит вложенные средства. Здесь и рождается вопрос: «Какой экономический эффект принесет внедрение той или иной системы?»
Данный вопрос привел к значительному расширению зоны ответственности бизнес-аналитика в ИТ-сфере. Если ранее аналитику было достаточно собрать, проанализировать и задокументировать требования к программному продукту, продумать и описать основные сценарии его использования, а затем с гордостью наблюдать за тем, как система успешно проходит приемо-сдаточные испытания, то сегодня аналитик должен уметь обосновать и презентовать ценность, которую принесет внедренная система, а также подтвердить, что предполагаемый бизнес-эффект был фактически достигнут по итогам внедрения и эксплуатации системы.
Как рассчитать правильный бизнес-эффект?
Что же такое реальный бизнес-эффект и как узнать, удалось ли его достичь? Прежде всего, следует отказаться от привычных аргументов «станет лучше, будет удобнее, повысится эффективность». Эти доводы абстрактны, а в основе оценки бизнес-эффекта должны лежать конкретные цифры.
К расчету бизнес-эффекта можно подходить с двух концов: можно анализировать либо разработанную ИТ-систему, либо автоматизированный бизнес-процесс.
Рассмотрим оба варианта.
Начнем с системы. Искать в ней бизнес-эффект стоит в том случае, если процесс уже в какой-то степени автоматизирован. Это значит, что уже сейчас имеются затраты на его поддержание: стоимость лицензий, стоимость услуг службы поддержки, стоимость оборудования, необходимого для этого ПО. Разница между текущими расходами и прогнозируемыми расходами на поддержание работы новой системы и будет составлять искомый бизнес-эффект.
При этом не забывайте, что не только фактически сэкономленные, но и не потраченные деньги — это тоже эффект. Если дополнительный сервер был высвобожден и направлен на другую систему, то экономия имеет место быть. Ведь деньги на приобретение нового сервера для другой системы потрачены не были.
Теперь обратимся к самому процессу, который автоматизируем. Внедрение автоматизации можно свести к трем основным целям:
- Ускорить процесс;
- Уменьшить количество ошибок;
- Увеличить количество производимых товаров или услуг.
В зависимости от цели, при расчете экономического эффекта будут учитываться разные показатели.
Для того чтобы понять, насколько будет ускорен процесс, необходимо определить, какова его текущая продолжительность. Не поленитесь до внедрения новой системы замерить, сколько времени тратят сотрудники на выполнение тех или иных активностей. После внедрения системы повторите замеры времени и оцените, сколько минут/часов/дней вам позволила сэкономить автоматизация. Если разницы в единицах времени вам достаточно, то на этом можно остановиться. Если вы хотите перевести эффект в денежное выражение, посчитайте среднюю стоимость часа работы специалиста, которому вы помогли сократить время операции и умножьте его на высвобожденное время. Однако помните, что если вы значительно сократили время выполнения работы, но при этом не запланировали проведение организационных преобразований (сокращение штата или делегирование работнику других активностей, ради выполнения которых планировалось искать дополнительного сотрудника), то реальный денежный эффект достигнут не был.
Что касается количества ошибок, то их измерить несколько сложнее. В редких компаниях ведется учет количества ошибок, допущенных сотрудниками в документации, например. Тем не менее, постарайтесь собрать эту статистику. Наибольшее внимание стоит уделять ошибкам, которые повлекли реальные затраты: потребовалась повторная подготовка документов (это лишнее время), неверно указанная цифра в отчете привела к начислению пени или наложению штрафных санкций. Желательно собрать статистику за несколько отчетных периодов. Если спустя аналогичный период, но уже с использованием внедренной системы таких ошибок не возникало, то отсутствие затрат, связанных с устранением последствий совершенных ошибок, будет составлять бизнес-эффект.
Если же имеют место лишь незначительные и нечастые ошибки, которые не приводят к серьезным последствиям, то стоит задуматься, нужна ли вам разработка системы, которая направлена на устранение таких ошибок. Ведь эффект от внедрения системы может оказаться ничтожным по сравнению с расходами на ее внедрение и эксплуатацию.
Последнее направление поиска эффекта является самым сложным, поскольку трудно увязать внедряемую систему и объем производимых товаров/услуг. Тут необходимо основной акцент сделать на работе оборудования, которое позволяет осуществлять основную деятельность. Простой этого оборудования напрямую влияет на количество производимых товаров/услуг.
Искать эффект в этом направлении имеет смысл в том случае, если вы автоматизируете процесс, который напрямую связан с обеспечением работы этого оборудования. Например, система управления логистикой позволит обеспечить оптимальный подвоз сырья, или система сплошного мониторинга параметров работы оборудования позволит своевременно выявлять отклонения и предотвращать поломки, что обеспечит снижение количества или сокращение продолжительности простоев. Время, на которое сократились простои благодаря автоматизации смежного процесса, умноженное на количество/стоимость товара/услуги производимого в единицу времени, покажет эффект от внедрения системы.
Однако тут необходимо учитывать один из подводных камней. Смежный процесс, который вы автоматизировали, является лишь одним из факторов, влияющих на производственный процесс. И если общее число простоев после внедрения системы возросло, это не всегда означает, что внедрение системы было бесполезным или неудачным. Возможно, положительный эффект от этой системы перекрывается большим отрицательным эффектом, имеющим место из-за проблем в смежном процессе. Поэтому для корректного определения эффекта каждый случай простоя стоит тщательно анализировать и определять его причину.
Не забываем о реальных пользователях
Важным фактором, который влияет на достижение бизнес-эффекта, является то, насколько внедренная система отвечает требованиям пользователей. Для этого бизнес-аналитик должен внимательно подойти к выявлению, анализу и документации требований к системе.
Скорее всего, опытный бизнес-аналитик не допустит промахов на этих этапах, но никто не застрахован от ошибки. Поэтому, если все-таки ошибка была допущена, и система имеет недоработки, то важно это определить как можно раньше. Не нужно скрещивать руки на груди и повторять с уверенным видом, что «все работает так, как было описано в техническом задании, которое вы же и утвердили».
Если пользователи не используют новую систему, это явный признак того, что с ней что-то не так. Почему она не отвечает требованиям пользователей, легко понять, если вы работаете с пользователями в одном кабинете. Но что делать, если вы в разных офисах или даже странах?
Чтобы выявить суть проблемы, на этапе проработки технического задания проговорите, как часто пользователи выполняют активности, которые будут автоматизированы. Параметрами для измерения могут стать общее количество пользователей и количество их входов в систему, частота создания отчетов, периодичность внесения данных. Главное, чтобы каждый из этих параметров можно было представить в количественном выражении.
При формировании технического задания предусмотрите в системе функции, которые позволят вести учет этих параметров. Это может быть реализовано как путем логирования действий пользователей в системе, так и с помощью отдельных страниц интерфейса пользователя. Второй вариант предпочтителен, если руководитель желает иметь регулярный оперативный доступ к статистике. В дальнейшем мониторинг этой статистики позволит выявлять отклонения от первоначальных ожиданий. Вы сможете вовремя начать диалог с пользователями о том, что можно улучшить в системе, чтобы они начали ее использовать в том объеме, в котором первоначально задумывалось, или же напротив отрапортовать, что система настолько хороша, что ею пользуются больше сотрудников и даже более активно, чем изначально задумывалось.
Главное помните, какой бы идеальной не была на ваш взгляд система, которую вы разработали и внедрили, желаемый бизнес-эффект не будет достигнут, если этой системой никто не пользуется. Так что, общаясь с представителями бизнеса, не забывайте о реальных пользователях. Сумеете найти общий язык с обеими группами — и желаемый бизнес-эффект будет достигнут!
