Как гибкий график и возможность работать вне офиса влияют на производительность труда сотрудников? Что нужно сделать, чтобы продуктивность не снижалась, а наоборот, повышалась?

Все больше людей в мире работает не с материальными объектами, а с информацией, причем в электронном виде. И если архитектура сети и регламенты безопасности, существующие на предприятии, допускают к этой информации удаленный доступ, работнику нет необходимости приезжать в офис. Он в состоянии выполнять свои обязанности в любом месте, где у него есть подключение и терминал, а в роли терминала может выступать не только персональный компьютер (настольный или ноутбук), но и сверхлегкое мобильное устройство. Это удобно работнику, который может более свободно управлять своим временем (в частности, он избавлен от непроизводительной траты времени на дорогу), и выгодно работодателю, поскольку сокращается плата за электроэнергию, а также (если офис перевести в помещение меньшего размера) за аренду и коммунальные услуги. Но есть здесь и недостатки. Руководителям часто не нравится сама идея того, что они не в любой момент могут подойти к подчиненному и проверить, каковы у него дела, или дать срочное поручение. Сотрудники же знают, что чем реже ты попадаешься на глаза руководству, тем меньше у тебя шансов на успешное продвижение по карьерной лестнице; многие просто привыкли к атмосфере офиса, им лучше работается среди коллег.

Обычно гибкий график рассматривается как некая поблажка подчиненным со стороны руководства, хотя в кризис, когда важно сокращение любых расходов, инициатива может исходить и «сверху». В любом случае это определенный риск для предприятия: невозможно знать наверняка, как справится со своими обязанностями сотрудник, «выпущенный на волю», если раньше он, например, вообще не пробовал работать вне офиса. Впрочем, многое можно предсказать с высокой степенью уверенности.

Компания PGi (Premiere Global Services) — поставщик решений по видеоконференцсвязи и организации совместной работы — около года назад провела онлайновый опрос, посвященный дистанционной работе и необходимым для нее качествам. Примерно из тысячи участников (все это были knowledge workers, т. е. люди, работающие с информацией) 80% сообщили, что в их офисах допускается дистанционная работа. Однако пользовались этой возможностью не все поголовно, хотя и большая часть — 71%; из них примерно половина работала дистанционно один день в неделю, а у 22% вообще не было присутственных дней. На основании собранных данных авторы исследования выделили семь типов работников, которым в той или иной мере подойдет гибкий график.

Работник 24/7

Работники этого типа часто входят в команды, сотрудничающие с зарубежными коллегами или клиентами, и имеют обыкновение допоздна засиживаться в офисе, а на электронные письма могут отвечать в любое время суток. Они отличаются увлеченностью, целеустремленностью, принимают близко к сердцу события на работе, и если их не удерживать, вполне могут взвалить на себя слишком много. Вне офиса контроль слабее, поэтому нужны специальные меры, чтобы заставить такого работника регулярно отдыхать. Иначе стресс более чем вероятен.

Для работы вне офиса ему понадобятся компьютер (настольный или ноутбук), планшет и смартфон, системы видео­ и веб­-конференций, VPN, широкополосный интернет-­канал, ПО для управления проектами и доступ в корпоративную интранет-­сеть.

Руководству имеет смысл официально установить для такого сотрудника рабочие часы в виртуальном офисе и определить правила приема и отправки почты как для «офисного», так и для «нерабочего» времени. Очень желательно, чтобы он мог отвести себе для работы особую комнату и рабочее пространство получило физические границы. Еще один важный элемент — план продвижения или повышения квалификации. Эксперты из PGi рекомендуют также назначить ему ментора, который будет помогать развитию карьеры в желаемом направлении.

Многозадачница

Как правило, это женщина, и ее легко опознать по количеству одновременно открытых на компьютере окон с письмами, отчетами, проектами и онлайновыми совещаниями. Она всегда на связи, готова всем бескорыстно помогать — и легко отвлекается на что угодно. Из технического обеспечения, помимо того что было перечислено выше, ей понадобятся чат, документооборот и CRM. Предпочтение отдается многофункциональным инструментам — например, будет хорош клиент веб-­конференций со встроенной поддержкой обмена документами, чата и видео.

С точки зрения организации рабочего пространства этот случай диаметрально противоположен предыдущему — здесь желательно разбросать по всему дому «кусочки офиса». Пусть в кухне стоит столик для ноутбука, а в гостиной — компьютерный уголок, это позволит в любой момент переключиться с домашних дел на работу. Сеть, очевидно, лучше использовать беспроводную (Wi­-Fi).

Понадобятся регулярные еженедельные совещания с руководством, а также постоянный контакт с командой — в качестве моральной поддержки и как помощь с нагрузкой. Но в нерабочие часы уведомления служебной почты и приложения на смартфоне должны быть отключены.

Сетевик

Все мы знаем и любим людей этого типа — они умеют разбивать лед и наводить мосты, их можно сравнить с цементом, скрепляющим команду, или с коммутатором, устанавливающим связи внутри нее. «Сетевик» всегда в курсе новостей компании, охотно ими делится и вообще любит поболтать. Одиночество ему противопоказано — если его перевести на надомную работу, офис осиротеет, а сам он вполне может затосковать из-­за дефицита личного общения.

Чтобы этого не случилось, эксперты из PGi рекомендуют выстроить его рабочий график так, чтобы в нём присутствовали периодические очные встречи с коллегами, клиентами и руководством. В дополнение к личному общению необходимо снабдить его — и остальную команду — инструментами, поддерживающими неформальное дистанционное взаимодействие, такими как ПО для совместной работы с двусторонней видеосвязью в корпоративной социальной сети. Внутри команды должны проводиться регулярные виртуальные совещания.

Непосредственно для работы «сетевику» понадобится хорошо отлаженная цифровая среда, позволяющая сосредоточиться на текущей задаче и ни на что не отвлекаться. Эта среда должна отсекать посторонние социальные сети, чаты, уведомления — всё, что способно помешать.

Человек рассеянный

Это безумный сотрудник (часто сотрудница), тщетно пытающийся успеть всё сразу. Его сильная сторона — умение находить решения сложных проблем, и он часто исполняет творческую работу. Но полтора десятка начатых и не завершенных дел — вполне в его духе: так много надо сделать, а времени ни на что не хватает.

Предыдущие типы работников обходятся тремя единицами вычислительной техники, а у «человека рассеянного» их не менее четырех: настольный ПК, плюс ноутбук, плюс планшет, плюс смартфон — возможно, не один. Из систем совместной работы он использует веб-­конференции и службу мгновенных сообщений (видеоконференции ему ни к чему); сеть у него, разумеется, не проводная, а Wi-­Fi. Необходимое дисциплинирующее воздействие окажут инструменты управления заданиями с такими функциями, как напоминание, мониторинг сроков, контроль степени готовности.

В виртуальном мире у «человека рассеянного» должно быть виртуальное рабочее пространство (общее с остальной командой), а в физическом— фиксированное рабочее место, где не шумят ни дети, ни телевизор, ни стиральная машина. Условия в офисе, кстати, тоже не всегда идеальны с этой точки зрения — стиральной машины там скорее всего нет, но присутствуют другие отвлекающие факторы. Если «человеку рассеянному» негде укрыться дома, ему нужно уходить поработать, например, в ближайший коворкинг или в библиотеку. Рекомендуются также встречи с руководством — не обязательно очные, но непременно регулярные — для нужд управления проектом и обновления статуса.

Мобильный менеджер

Этот тип работника часто можно встретить в отделе продаж, маркетинга либо PR. Кроме того, таких людей много в малом бизнесе. Он налетал миллион миль и вечно спешит на встречу с клиентом, дочитывая в самолете текущие отчеты от подчиненных, а если выдастся свободная минутка, открывает смартфон, чтобы просмотреть почту или закрыть договор (в электронном виде, разумеется).

Комплект устройств — тот же, что и у «человека рассеянного», но среди систем поддержки совместной работы есть и видеоконференции. Доступ в сеть — и широкополосный проводной, и Wi­-Fi. Рабочая среда должна обеспечивать возможность поработать где угодно и когда угодно.

В плотно забитом графике «мобильного менеджера» необходимо выделить время для двустороннего (возможно, дистанционного) общения с каждым из непосредственных подчиненных для получения отчетов, решения вопросов и планирования их карьеры. Должны найтись моменты и для личных встреч с непосредственными подчиненными, клиентами и руководством. Рекомендуется также использовать инструменты, обеспечивающие более частые неформальные дистанционные контакты с подчиненными, коллегами и партнерами, — например, двусторонняя видеосвязь или сообщества во внутренней социальной сети.

Свободный художник

Обычно сотрудник этого типа работает в конструкторском/техническом отделе, отделе продаж или консалтинга. Его (или ее) отличают независимость, свободный образ жизни и мыслей, стремление к индивидуальным достижениям и любовь к мобильным устройствам. У него (у нее) есть ноутбук, планшет и не менее двух смартфонов, а настольного компьютера может и не быть. Подключение, разумеется, по Wi­Fi, а рабочая среда (с возможностью, среди прочего, в процессе работы обратиться за консультацией, помощью, поддержкой к команде экспертов) должна быть доступна всегда и везде.

«Свободный художник» работает в удобное для себя время, и руководству следует оценивать труд — и определять вознаграждение — исключительно по конечному результату. Количество отработанных часов не имеет значения, зато его имеют сроки сдачи. Эти сроки нужно письменно зафиксировать как для финального, так и для промежуточных результатов.

Гиперэффективный сотрудник

Это офисный работник старой школы. Он четко разграничивает работу и личную жизнь, а на работе демонстрирует чудеса эффективности, справляясь в одиночку с проектами любого объема. Единственное условие — четко прописанные инструкции, ясное и полное описание должностных обязанностей.

Устройств у гиперэффективного сотрудника только два — ноутбук и смартфон, — к сети он подключается по Wi­-Fi, из систем совместной работы использует аудио­ и веб-­конференции, из профессиональных инструментов — систему управления проектами и ERP. Желательны также вспомогательные системы, упрощающие взаимодействие между разными функциональными подразделениями, и инструменты управления заданиями. Все это должно быть доступно в мобильном варианте.

Руководителю гиперэффективного сотрудника необходимо подготовить для него перечень задач по пунктам с указанием сроков и регулярно проводить с ним встречи (возможно, дистанционные). Не стоит удерживать его в офисе — физическом или виртуальном: когда задача выполнена, рабочий день тоже окончен.

Общие рекомендации

Каким мог бы быть порядок перехода на гибкий график? Эксперты из PGi предлагают схему из трех этапов: подготовка, эксперимент и собственно переход.

На этапе подготовки компания разрабатывает политики дистанционной работы с учетом индивидуальных потребностей сотрудников, составляет расписание асинхронных коммуникаций и встреч, онлайновых и личных. С каждым из сотрудников, которых затронут преобразования, необходимо достигнуть взаимопонимания по поводу его целей карьерного и профессионального роста. Нужно также заказать и распределить между участниками эксперимента устройства и программы, которые им понадобятся.

На этапе эксперимента составляется график виртуальных приходов и уходов (то есть входа в корпоративную сеть и выхода из нее), проводится мозговой штурм по совершенствованию процессов, и по его результатам процессы модифицируются. Если все хорошо, можно переходить на гибкий график, если же возникли проблемы, следует честно признать, что время для этого еще не пришло. Не стоит держаться за старые инструменты, которые не работают, — лучше отказаться от них и внедрить новые. Важнее всего выстроить в дистанционно работающей команде атмосферу взаимного доверия и поддержки.