Не успел отечественный бизнес оправиться от финансового кризиса 2008–2009 годов, как Россию снова лихорадит. Уже в 2013 году 31 компания из 200 крупнейших частных предприятий РФ показала отрицательную отчетность по выручке. Самые большие убытки у «Норильский никеля»: этот холдинг потерял 40 млрд. руб. по сравнению с предыдущим годом.
Экономический кризис прошлого года, который усилился в результате роста международной напряженности и санкций в отношении России, не дает руководителям компаний расслабиться и требует принятия срочных мер. Антикризисные меры в первую очередь связаны с оптимизацией затрат, в том числе и на персонал. Так, численность занятых на «Норильском никеле» – около 84 тыс. Всего же порядка 10 компаний с убытками из упомянутого выше списка насчитывают свыше 50 000 сотрудников. Естественно, сокращая персонал, они смогут существенно сэкономить.
Громких сокращений на крупных предприятиях пока не происходит. Однако, согласно статистике, пятая часть компаний из ТОП-200 рейтинга Forbes, выручка которых упала по сравнению с прошлым годом, внедряет системы контроля рабочего времени сотрудников.
Контроль рабочего времени: мотивы работодателя
Важнейший шаг в антикризисном управлении предприятием – идентификация проблем. Руководству необходимо проанализировать бизнес-процессы компании и выявить финансовые, операционные, кадровые, информационные, маркетинговые риски.
Современные системы контроля рабочего времени предоставляют подробную статистику, которая дает важные данные для подобного анализа. Программы показывают продуктивность персонала, позволяют оценить его загруженность или перегруженность. Они также позволяют предупредить увольнение сотрудников, например, за счет того, чтобы вовремя увидеть активность на сайтах поиска работы. Но наиболее востребованная функция систем контроля рабочего времени – возможность понять, сколько компания теряет за счет нецелевой активности своих работников. Причем на наиболее понятном языке денег.
«Мы решили ввести взыскания за превышение лимита по нецелевой активности и постоянные опоздания. Компания не доводит контроль подчиненных до абсурда, но и не оставляет нарушения без внимания. Мониторинг деятельности сотрудников – это лишь возможность исправить ситуацию там, где она вышла из-под контроля», – комментирует ИТ-директор ГК «Мир рекламы» Сергей Виниченко.
Внедрение системы контроля рабочего времени – это чаще всего следствие желания руководства компании повысить эффективность работы персонала. Крупные и очень крупные компании, особенно территориально распределенные, у которых есть подразделения в различных регионах и странах, должны объективно оценивать загруженность сотрудников.
«Систему учета рабочего времени, которая лояльна к персоналу, не вторгается в личную жизнь сотрудника, не «смотрит» переписку и не следит через веб-камеру, можно сравнить со спидометром. Только показывает он не скорость, а эффективность работы персонала, – считает Роман Тюрин, руководитель отдела электрических и слаботочных систем ООО «Стройинженер-Проект». – Когда кто-то из сотрудников пытается возражать против такой оценки эффективности труда, я привожу ему это сравнение. Ведь мы не возмущаемся, что параметры работы машины фиксирует множество датчиков. Почему же мы так против контроля нашей работы? Думаю, что со временем работодатели и сотрудники придут к пониманию, что без таких ориентиров в бизнесе нельзя».
Контроль времени глазами сотрудника
Точка зрения сотрудников в вопросе контроля рабочего времени чаще всего отлична от мнения руководителей. Дисциплинированных работников может обидеть недоверие со стороны начальства. Они часто выражают сомнения в корректности и необходимости мониторинга. Любители же отдохнуть на рабочем месте, естественно, не хотят быть в этом уличенными.
«Система контроля рабочего времени, по-моему, должна удовлетворять всего двум критериям, – делится клиент-менеджер Юрий Кузьменков. – Она не должна отвлекать сотрудника и тем более не должна заставлять тратить время на заполнение различных форм-отчетов и тормозить его работу».
«Думаю, если сотруднику поставлены четкие и адекватные задачи, его время не нужно контролировать. Необходим контроль результата, – говорит кандидат психологических наук Лилия Валиахметова. – Что касается опозданий или использования Интернета, я считаю, что это мелочно. Надо уважать своих сотрудников и доверять им».
«При контроле, необходимо учитывать сферу деятельности сотрудника. Кого-то контролировать необходимо, а кого-то при всем желании – не получится», – делится smm-специалист Евгений Сафронов.
Контроль времени: нераскрытые возможности
Начиная реформы в крупнейшем банке страны Герман Греф в первую очередь решил внедрить нормирование труда. Для начала рабочий день рядового сотрудника был разобран на мельчайшие детали: учитывалась каждая секунда потраченная операционисткой во время работы с клиентом. Новаторы подсчитали, что, сокращение среднего времени операции даже на 10 с можно высвободить тысячи и десятки тысяч рабочих часов в масштабе всей организации.
Почему другие крупные и средние организации не идут по пути Сбербанка? Нормирование труда – процесс затратный по времени и ресурсам. Однако некоторые системы контроля времени могут значительно облегчить и упростить его. Вместо человека, засекающего время на ту или иную деятельность вручную, программа посчитает, сравнит и выдаст корректную статистику за день.
Разрабатывая системы контроля времени, компании закладывают в них разнообразную функциональность. Она позволяет не только фиксировать время и ресурсы, используемые сотрудниками. Эти возможности помогают всесторонне анализировать работу сотрудников, делать выводы об эффективности и продуктивности труда, внедрять нововведения и, наоборот, убирать лишние и устаревшие сегменты из трудового процесса, перераспределять нагрузку, находить резервы для решения новых задач.
Эффект от внедрения системы контроля
Внедряя новую информационную систему, каждый руководитель хочет знать, какой результат он получит. В случае с системами контроля расчет довольно прост:
- первое время (на неделю или месяц) систему запускают в скрытом режиме и делают контрольный замер показателей. Ведь сотрудники не знают о ней и работают как обычно;
- далее (также неделю или месяц) программа функционирует открыто. Персоналу важно объяснить, для чего ее установили, какие показатели она анализирует и как собранная статистика скажется на оценке труда;
- последний этап – сравнение полученных показателей и расчет эффекта от внедрения.
К примеру, наш клиент, крупный автодилер, начал использовать систему контроля времени с 2013 года.
Через две недели после внедрения были получены первые результаты:
1 неделя – 1390 ч (74% продуктивного времени);
2 неделя – 1734 ч (92% продуктивного времени);
Как видно, разность составила 344 часа. Средняя часовая ставка по компании – 200 руб./ч.
Таким образом, эффект от внедрения составил 344×200 = 68 800 руб. в неделю.
В результате система контроля окупилась за неполные 3 месяца.
Итог
Логика работодателей и сотрудников в вопросе контроля времени ясна и имеет свои основания. Как и любой инструмент, системы контроля рабочего времени могут стать благом в умелых руках и причиной проблем, если перегнуть палку.
А насколько действенным способом борьбы с кризисом, повышения продуктивности и эффективности бизнес-процессов станет автоматизированный контроль времени сотрудников, покажет время и опыт крупных компаний, которые пошли по этому пути.
