Часть 1. Управление печатью как сервисом
«Следуй за мной»
К сожалению, и по сей день во многих компаниях возле принтеров можно встретить горы распечатанных, но не забранных сотрудниками документов. И это не только потраченные впустую ресурсы, но и большая проблема с точки зрения конфиденциальности материалов. В PwC мы внедрили систему, которая позволяет этого избежать. Ее можно назвать «card-based printing» («печать по карточкам») или «follow me printing» («печать следует за мной»). Ее смысл прост: сотрудник посылает задание на виртуальный принтер, после чего может распечатать его на любом аппарате на любом этаже. Для авторизации на конкретном принтере используется тот же пропуск, который сотрудник использует для прохода в офис. Только после авторизации на принтере (для этого обычно требуется интеграция с Microsoft Active Directory) задание идёт на печать. Это увеличивает информационную безопасность сервиса печати, ведь распечатать документы могут лишь авторизованные пользователи, а рядом с принтерами больше нет незабранных материалов. По большому счету технологии печати типа Follow Me должны быть частью корпоративной системы по защите персональных данных и коммерческих секретов.
Если же сотрудник забыл об отправленном на печать задании или оно стало для него неактуальным, то система не будет хранить его вечно — через запрограммированный период времени (например, два часа) задание будет автоматически удалено из очереди печати. Кстати, эксперты из компаний — поставщиков решений класса Follow Me считают, что это позволяет сэкономить до 15% бумаги и тонера. Систему можно настроить таким образом, что она будет показывать пользователю, сколько стоит печать этого задания (данная сумма будет отнесена на центр затрат пользователя).
К недостаткам, или, как часто говорят в западных компаниях, вызовам (challenges) таких систем можно отнести тот факт, что как и при любом переходе от децентрализованной системы к централизованной, мы «кладем все яйца в одну корзину». Поэтому важно заранее подумать о таких вещах, как время реагирования и устранения проблем поставщиком решения, четкое разграничение зон ответственности, кластеризация (резервирование) серверов печати, мониторинг доступности и производительности, продумывание плана действий в случае длительной аварийной ситуации.
Печать по карточкам
Система печати по пропускам была внедрена незадолго до переезда PwC в новый московский офис. И это не было случайно. Если бы мы заранее не внедрили систему печати по карточкам, в рамках которой отсутствует привязка сотрудника к конкретному принтеру, нам пришлось бы проводить сложное планирование размещения персонала и расположения принтеров, составлять оптимальную схему привязки персональных компьютеров к устройствам печати. Это трудоемкая и довольно сложная работа, при выполнении которой неизбежно возникли бы ошибки. Значит, сотрудники в первые недели после переезда гораздо чаще обращались бы в службу поддержки в попытках найти принтер, на который с рабочего компьютера отправлен документ. Поэтому система была внедрена в старом офисе, и сотрудники до переезда успели привыкнуть к работе с ней.
Кстати, приложив пропуск к считывателю на любом МФУ, сотрудник может не только распечатать отправленные на печать файлы, но и осуществить авторизованное сканированное документов, которые автоматически придут на его электронную почту.
Какую систему выбрать
Сейчас практически для каждого известного производителя принтеров можно найти несколько систем, которые поддерживают функционал печати на «виртуальные» принтеры. Хорошим функционалом, в частности, обладают следующие системы (причем каждая из них позволяет управлять сетевыми принтерами как минимум нескольких вендоров):
- YSoft SafeQ, www.ysoft.com,
- Equitrac Follow-You Printing, www.equitrac.com,
- Ringdale FollowMe, www.ringdale.com,
- Jetmobile SecureJet Enterprise, www.jetmobile.com,
- Pharos Secure Release Here, www.pharos.com.
Выбирая конкретную систему, рекомендую помимо общей стоимости владения обратить внимание на практический опыт эксплуатации данного решения в нашей стране. Интересно, что ряд крупных вендоров не стали разрабатывать собственные системы типа Follow Me, а продвигают в России один или даже несколько из перечисленных выше продуктов. Пожалуй, исключением является Canon, которая владеет 70% компании NT-ware — разработчика системы uniFLOW, www.uniflow.ru.
Из интересных тенденций последнего времени я хотел бы отметить следующие. Новые модели многофункциональных устройств (МФУ) могут иметь встроенные считыватели для карточек, а также платформу для приложений, позволяющую загружать программное обеспечение в устройство. Это помогает упростить интеграцию систем «виртуальной» печати с устройствами. Системы типа Follow Me все чаще используются не только для печати, но также для авторизованного копирования и сканирования документов. Отсканированные файлы могут быть отправлены по электронной почте либо автоматически размещены в системе электронного документооборота или на корпоративном портале. А в компаниях, где во главу угла ставят информационную безопасность (ИБ), возможно распознавание отсканированных или копируемых документов «на лету» с автоматическим информированием ИБ-специалистов, если в тексте встречается одно из заданных ключевых слов.
Растут потребности в печати с мобильных устройств (смартфоны и планшеты). Нередко возникает и необходимость печатать для гостей компании. Обе эти задачи можно решить, к примеру, отправляя задания на специальный электронный адрес, интегрированный с системой «виртуальной» печати.
