В любой компании, которая с самого начала полностью закупает лицензии на использование программного обеспечения для своих пользователей или легализует пиратское ПО, рано или поздно встает вопрос об оптимизации затрат на ПО.

В зависимости от жесткости требований «оптимизации», то есть сокращения, от структуры управления компанией, а также от уровня зрелости компании, то есть наличия в ней работающих политик и процедур управления программными активами предприятия (например, согласно ISO/IEC 19770), можно выделить следующие направления работ.

  1. Создание и модернизация систем учета и мониторинга использования программных активов компании.
  2. Повышение технико-экономической обоснованности выбора того или иного программного актива и схемы его лицензирования.
  3. Повышение экономической эффективности использования программного актива, включая снижение общей стоимостью владения (TCO) и совершенствование процедур по жизненному циклу программного актива и операционных процессов.

Все это невозможно сделать, если персонал ИТ, ответственный за решение данных вопросов в компании, не совершенствует свою компетенцию, а у топ-менеджмента компании не формируется устойчивое понимание важности управления программными активами.

Как говорится, «невозможно управлять тем, что невозможно сосчитать». Совершенствование системы учета программных активов на всем протяжении их жизненного цикла даст экономические данные, а система мониторинга использования лицензий — натуральные показатели с указанием пользователей, подразделений, времени и географии. Это базис для проведения расчетов по оптимизации, без этих данных оптимизация невозможна.

Экономия до покупки

Что можно сделать до приобретения лицензий или на этапе появления потребности в новом программном активе (новом ПО или дополнительных лицензиях)?

Во-первых, уменьшить потребность помогут следующие факторы.

  • Включение обязательного требования к заказчику по формулированию выгоды и ее финансовая оценка, позволяющая отслеживать получение планируемого результата. Это самый простой и действенный способ. В первые шесть — восемь месяцев по данной причине будет отклоняться до 80% заявок на новое ПО. Хотел бы подчеркнуть: святая обязанность сотрудников ИТ — помочь заказчику найти такую выгоду и сформулировать ее или предложить заказчику иной вариант решения задач. Это будет демонстрацией заинтересованности и профессионализма сотрудников ИТ, а также позволит заказчикам научиться грамотнее подходить к покупке и более эффективно использовать ПО, положительно скажется на взаимодействии подразделений компании.

  • Анализ используемости лицензий: если считается, что нужны дополнительные лицензии, то часто может оказаться, что в них нет реальной необходимости — имеющиеся лицензии, по данным системы мониторинга, используются недостаточно полно. Вариантом может быть конвертация лицензий на ПК или именных (named) лицензий в конкурентные. Для территориально распределенной компании может оказаться небезынтересным анализ времени использования лицензий и их географии — в Москве рабочий день только начинается, когда во Владивостоке он уже закончился, и наоборот. Давно уже никого не удивляет, когда эту ситуацию используют для увеличения оборачиваемости денег или для обеспечения круглосуточной работы. Так почему нельзя взглянуть на использование лицензий под тем же углом?

    Во-вторых, можно предложить эффективную замену, исследовав потребности заказчика в конкретном функционале. В результате может оказаться, что данный функционал уже есть в каком‑либо эксплуатируемом ПО или можно предложить замену ПО более дешевым, чем указано в заявке.

    Лицензии на наиболее популярное ПО

    Отдельно остановлюсь на лицензировании операционных систем, офисного ПО и лицензий СУБД. Здесь существенного снижения стоимости лицензий можно добиться за счет таких мер.

  • Категорирование пользователей по необходимым пакетам (professional vs standard или конкурентные vs per site или named). Понятно, что вендор или поставщик решения постараются вам предложить один из «лобовых», как я их называю, вариантов лицензирования, например корпоративную лицензию, предусматривающую покупку на все рабочие места самого полного пакета ПО, и предложить скидку с количества. Однако не надо стесняться рассчитать вариант с покупкой разных пакетов ПО. По проводившимся мною опросам и расчетам, только 15—20% пользователей требуется полный MS Office Professional или Enterprise, а остальным вполне достаточно функционала Standard. Разница в цене в 20—25% может вполне того стоить.

  • Максимальное использование более дешевых ISV-лицензий (Independent Software Vendor — для независимых разработчиков). Если вы планируете приобрести коммерческое ПО, использующее СУБД, например Oracle или Microsoft SQL Server, то проработайте покупку ISV-лицензий непосредственно уISV-производителя. Разница в стоимости, например, у Oracle в конкретном случае для лицензий ASFU (Application Specific Full Use — вариант ISV от Oracle) и Standard версии СУБД Oracle составляла 28%, а ASFU и Enterprise — почти 74%. Здесь есть еще один нюанс — в целом нет необходимости покупать техническую поддержку на такие лицензии. Ведь за проблемы их функционирования в составе конкретного коммерческого ПО несет ответственность производитель ПО, который и будет решать проблемы в рамках технической поддержки на данное ПО, а ее все равно придется покупать.

  • Использование Open Source взамен коммерческих лицензий тоже применимо, если ограничения по бюджету очень велики. Признаюсь, что не имею практики использования бизнес-приложений Open Source, так как считаю замену коммерческого ПО класса предприятия от лидирующих компаний-разработчиков слишком рискованной для бизнеса. Вероятно, для малого бизнеса и это имеет право на жизнь, но для среднего и крупного бизнеса отсутствие за спиной ИТ‑службы надежной команды поддержки в лице крупного вендора и его партнеров — это недопустимый риск. Однако ограниченное применение операционных систем и офисных приложений с открытым кодом дает хорошие результаты. Опять же, никто не запрещает использовать в компании на одних рабочих местах MS Office, где это действительно необходимо, а на других соответствующую версию, например, Open Office. Практика показала, что кроме недовольства части пользователей и 2‑недельного незначительного снижения производительности, вызванного привыканием к изменениям в интерфейсе, других отрицательных последствий не возникало.

    Помимо собственно снижения начальных затрат на приобретение новых лицензий, обязательно считайте стоимость технической поддержки (например, в расчете на три года), которая за последние несколько лет стремительно выросла и продолжает расти. Десять лет назад стоимость в среднем была 18—20% от стоимости лицензий в год, сейчас 30—33%.

    Приобретение и выбор варианта лицензирования

    В данном случае поможет сэкономить проработка следующих моментов.

  • Выбор времени заключения контракта может иметь значение, если в бизнесе имеют место сезонные колебания численности сотрудников. Лицензионные соглашения, предусматривающие изменение количества лицензий, обычно устанавливают конкретную дату измерения актуального количества лицензий и выставление соответствующего счета.

  • Анализ условий лицензирования на предмет возможности гибкого изменения количества лицензий поможет не платить деньги за лицензии, которые не будут фактически использоваться.

  • Экономический анализ «лобовых» вариантов лицензирования (разные варианты покупки и аренды, комбинирование вариантов).

  • Использование корпоративного контракта штаб-квартиры для получения больших скидок.

  • Использование услуги SaaS (Software as a Service — приложение как услуга) в ряде типов приложений, например, CRM — весьма популярный и снискавший надежность вариант, если политики безопасности и другие нормативные документы это позволяют.

  • Приобретение лицензий в других странах. Стоимость лицензий в разных странах различна, и нет никаких законодательных ограничений на приобретение лицензий в другой стране по внешнеторговому контракту. Если вам подходит специальный релиз MS Windows для Китая, то можете смело покупать там лицензии по 40 долларов. Разница в Европе не столь значительна, но по лицензиям, например, на операционную систему и офисные приложения Microsoft в прошлом году достигала 25%. Однако вендоры стараются ограничивать такую возможность сэкономить на них, отказываясь продавать и обеспечивать техническую поддержку лицензиям, купленным в другой стране. Тем не менее ситуация не безнадежная и решается, например, переговорным процессом, так как почти ничем не отличается от корпоративного контракта мультинациональной компании, когда лицензии на все страны покупаются в одной стране, а эксплуатируются и поддерживаются в разных. Более хлопотным и затратным, но тоже выгодным вариантом может оказаться регистрация в нужной стране аффилированного юридического лица и покупка лицензий на него.

    • Изменение условий контрактов с поставщиками для сокращения потерь лицензий. Обычно в лицензионном договоре есть несколько скользких моментов, которые в будущем могут привести к потере инвестиций. Рассмотрим их…

    • В лицензии для конечного пользователя (End User License) часто устанавливается применимое законодательство и подсудность суду иной страны. Учитывая, что, как правило, договоры поставки заключаются с компаниями — резидентами РФ, нужно особо обратить внимание на этот факт, так как ГК РФ для резидентов устанавливает применимое законодательства России и подсудность судам РФ.
    • Предлагается неопределенный круг обязанностей лицензиата (покупателя). Например, на наклейке коробочной версии продукта часто можно увидеть нечто вроде такой надписи: «Раз­ры­вая эту наклейку, вы автоматически соглашаетесь на условия использования ПО, вложенные внутри или предъявляемые конечному пользователю в электронном виде в процессе установки». То есть вы еще их в глаза не видели, но уже должны быть на все согласны (кстати сказать, подобная форма противоречит п. 3 ст. 1286 части 4 ГК РФ). Или в тексте договора вместо конкретного документа есть ссылка на документы, размещенные на официальном сайте по адресу www…, которые вы обязуетесь соблюдать в течение срока действия договора. Обратите внимание на то, что даже если вы прочитаете те версии документов, которые там размещены в данный момент, то формулировка построена таким образом, что вы обязаны будете обеспечить выполнение документов, которых еще нет и которые появятся только в будущем.
    • В соглашении может указываться наличие неповрежденных стикеров, которые должны быть наклеены на конкретный компьютер. Дело в том, что стикер отклеить нельзя, и если ПК или ноутбук будут заменены по гарантии или во время ремонта повреждены, то вы автоматически утрачиваете данную лицензию. Аналогичные последствия наступают, если стикер элементарно стирается в ходе ежедневной эксплуатации. Желающие убедиться могут после полугода ежедневной эксплуатации перевернуть свой ноутбук с предустановленной системой MS Windows и посмотреть на состояние стикера.

    • Как крайняя мера жесткой экономии, может быть рассмотрен отказ от приобретения технической поддержки вообще или в некоторых юридических лицах группы предприятий, если ваша компания входит в такую группу. Но прежде чем решиться на подобный рискованный шаг, необходимо тщательно взвесить его последствия.

    Повышение эффективности оперативной эксплуатации ПО

    В режиме ежедневной работы поднять экономическую эффективность эксплуатации программного обес­печения можно за счет следующих меро­приятий.

    1. Отслеживание получения выгод и экономического эффекта, указанного в заявке на приобретение. Это самая продуктивная и дисциплинирующая мера.
    2. Стандартизация и унификация ПО в компании.
    3. Перевод лицензий из одной категории в другую, более адекватную потребностям компании, — например, OEM MS Windows XP Home Edition, пришедшую вместе с закупленным ноутбуком в корпоративную XP Professional.
    4. Сокращение серверной и другой инфраструктуры, например за счет централизации, поможет сэкономить дополнительные деньги на дорогостоящих серверных лицензиях.

    В завершение хотел бы подчеркнуть, что обязанность предоставить экспертизу по экономике применения ИТ в бизнесе лежит на плечах ИТ‑директора. Бизнес доверил ему эту должность и управление деньгами. И именно он является в компании старшим профильным экспертом по данному вопросу. Это ведь вопрос его личной эффективности. Если сомневаетесь в целесообразности тех или иных затрат, то спросите себя — потратили бы вы эти десятки или сотни тысяч рублей, долларов или евро из своих собственных денег?