Одно из отличий BI-систем от систем класса ERP состоит в том, что их пользователями в основном являются работники компании, стоящие на служебной лестнице выше так называемых «рядовых сотрудников». Они более осведомлены и разборчивы, у них выше требования к удобству пользования программным продуктом, и к их мнению обычно прислушиваются. Зачастую приходится автоматизировать индивидуальный подход таких пользователей к решению определенной задачи. Думается, именно эти пользователи должны оценивать предложения поставщиков или давать техническое задание на построение либо адаптацию систем. Роль ИТ-службы в таких случаях сводится к оценке безопасности выбираемой BI-системы, возможностей ее интеграции в информационную инфраструктуру предприятия.
Что же касается поставщика, то очень важно, чтобы в разговоре с заказчиками с его стороны наряду с сотрудниками отдела продаж и аналитиками участвовали и разработчики. Они не только смогут вовремя «остановить полет фантазии» аналитика, но и постараются понять, что же на самом деле хочет заказчик. При этом важно, чтобы разработчики имели необходимые знания в предметной области и хотя бы в основных чертах понимали алгоритм работы пользователя. Следование этой рекомендации уменьшит риск создания приложения, совершенно не отвечающего ожиданиям заказчика, имеющего неудобный интерфейс и вынуждающего пользователя кардинально сменить стиль работы. Никто не говорит, что надо удовлетворять малейший каприз заказчика, — здесь необходимо найти взаимовыгодное решение. Заказчики — люди взрослые и ответственные, и они, как правило, готовы пойти на разумный компромисс.
На мой взгляд, «традиционный» тендерный, как и любой другой слишком формализованный подход одинаково вредит при выборе BI- и ERP-систем. Несоответствие решения действительным, а не формальным требованиям означает неуспех проекта внедрения любой информационной системы. Именно деятельное, а не формальное участие ответственных сотрудников со стороны заказчика и поставщика позволит организовать плодотворный диалог и достичь взаимного понимания, что непременно положительно скажется на успехе проекта в целом.
Целесообразность проведения предварительного пилотного проекта не в последнюю очередь зависит от возможностей поэтапного внедрения предлагаемой BI-системы. Как правило, любая BI-система состоит из хранилища, базового функционала, обеспечивающего администрирование системы и загрузку данных в хранилище, а также из приложений, автоматизирующих отдельные бизнес-процессы (финансовое планирование, моделирование, бюджетирование, отчетность и т. д.). Причем внедрение хранилища и базового функционала является самым продолжительным и дорогостоящим этапом. Нельзя внедрить финансовое планирование, не построив хранилища и не организовав загрузку данных в него из учетных (OnLine Transaction Processing — OLTP) систем. Не представляется разумным при внедрении хранилища обеспечивать функционирование только того приложения, что выбрано для пилотного проекта, чтобы потом, внедряя другое приложение, «перестраивать» систему хранения.
Поэтому целесообразно определить четкий план поэтапного внедрения системы, чтобы на каждом этапе иметь ощутимые результаты. Разумеется, оценивать данные результаты в первую очередь должны бизнес-пользователи, а не только ИТ-подразделение компании-заказчика. Это позволит проконтролировать их удовлетворенность и оперативно вносить в проект необходимые изменения. Для заказчика же такой сценарий означает снижение финансового риска, поскольку он может платить по частям, только за внедренный функционал, влиять на качество выполняемого проекта и в конце концов оценить способность данного поставщика решать его, заказчика, задачи.
Наконец, в немалой степени успех проекта зависит от позиции ИТ-подразделения заказчика. Традиционно собственному ИТ-подразделению доверяют больше, чем внешнему поставщику, поэтому крайне важно, чтобы «айтишники» занимали конструктивную позицию, а не вставляли палки в колеса. Это не всегда просто, поскольку при внедрении BI-системы на ИТ-подразделение ложится дополнительная нагрузка: нужно выделить мощности под хранилище и серверы приложений, да и выгрузка данных из OLTP-систем зачастую производится именно за счет «внутренних ресурсов». Повлиять на настроение сотрудников ИТ-службы может руководство компании, сделав ИТ-подразделение участником проекта, который при успешном внедрении новой системы получит ощутимый бонус.
