Обсуждать автоматизацию документооборота — дело благодатное, так как распространенность СЭД велика, опыт есть. Не менее трети предприятий согласно опросу нашего журнала «Практика использования ИТ — 2007» уже автоматизировали документооборот и коллективную работу, а более двух третей (67%) намерены заниматься этим в ближайшие два-три года. Примечательно, что показатель этот вырос: в 2005 году подобные планы имели 44% опрошенных.

На отраслевых рынках картина неоднородная, и тут интересно сравнить ожидания и оценки подрядчиков с планами ИТ-директоров, отраженными в исследовании. Игорь Колодкин, директор по направлению компании «Verysell Проекты», приоритеты интереса по отраслям расставляет следующим образом.

Металлургия — низкий. Основной продукт — металл — в принципе не документируется, документироваться могут только сертификаты. В отрасли есть связанная задача управления отгрузочной документацией, но существует множество факторов, сдерживающих внедрение прозрачных технологий.

Химия — низкий. В отношении продуктов химии и нефтехимии причины те же, что и в металлургии.

Машиностроение — средний. Основной продукт — сложные агрегаты и изделия; много связанной документации — конструкторской, технологической, эксплуатационной, переписка со смежниками, организационно-распорядительная документация (ОРД). Есть типовые задачи управления проектно-конструкторской документацией, особенно документированием экспортной продукции на разных языках, и инженерными архивами; ведётся классическое делопроизводство и архивы. Средний уровень приоритета характерен только для России, где машиностроение пока в основном «лежит». На Западе — приоритет высокий, очень большие вложения индустриальных компаний в ЕСМ (автопром, связь, сложная бытовая техника).

Производство ТНП — между низким и средним, в зависимости от вида продукции. Если это пищевые продукты, алкоголь и т. п., то проблемы те же, что и в металлургии (мало документации и пр.). Если производится сложная техника (автомобили, радиоэлектроника, холодильники), то ситуация, как в машиностроении.

Транспорт и логистика — средний. Здесь продукт — услуги, соответственно много документов, потери критичны для бизнеса, большая переписка с поставщиками, смежниками. Типовые задачи — печать и хранение комплектов отгрузочных документов, в том числе с применением штрихового кодирования. Но в этой отрасли часто обходятся транзакционными системами.

Торговля — средний, аналогично логистике.

Финансовые услуги — высокий. Основной продукт — «деньги», оформленные в виде бумажного документа: кредитный договор, страховой полис и т. п. Есть типовые задачи управления кредитным документооборотом, электронными досье и фотоархивами клиентских дел, сканирования клиентской документации, интеграции с автоматизированными банковскими системами и страховыми приложениями, а также классические задачи (ОРД, ведомственные архивы крупных банков и финансовых структур). На Западе в этой отрасли самый высокий приоритет, так как уровень зрелости финансовых услуг там на порядки выше, чем в России.

На вопрос: «Какие из следующих функциональных областей вашего бизнеса вы планируете автоматизировать в ближайшие два-три года?» — в нашем исследовании ответы были даны следующие (см. таблицу).

Мнения подрядчиков и заказчиков иногда совпадают (например, при оценке приоритета СЭД в производстве ТНП), но чаще различаются, особенно сильно — в металлургии и химии.

Незначительно отношение к автоматизации документооборота различается у компаний с разным объемом бизнеса (рис. 1). Лидером выглядит группа с оборотами от 500 млн. до 1 млрд. долл.

Но планы по дальнейшему развертыванию СЭД в группах с разным оборотом различаются сильней (рис. 2).

Здесь лидируют самые маленькие и самые большие компании, хотя у предприятий с оборотом до 50 млн. долл. и сейчас дела обстоят неплохо (см. рис. 2). Если дело так пойдет и дальше, скоро самые скромные по обороту фирмы могут оказаться лидерами в автоматизации коллективной работы.

К сожалению, исследование 2007 года не показывает, какую именно функциональность СЭД намерены реализовывать клиенты, но небольшой (около 40 участников) опрос, проведенный через сайт нашего журнала, дает некоторую информацию по этому поводу (рис. 3).

Наталья Розникова, руководитель проектов департамента систем документооборота компании «Verysell Проекты», основными задачами считает ведение архива документов, где отраслевые различия напрямую отражаются в структуре и содержании научно-справочного аппарата архива. Существенна по ее мнению и автоматизация подготовки договоров — здесь отраслевые различия и специфика напрямую отражаются на маршрутах согласования документов данного типа.

В целом по результатам исследования Intelligent Enterprise можно говорить о том, что работы, связанные с СЭД, относятся к числу самых приоритетных на ближайшее время почти во всех отраслях и в компаниях любого масштаба. Правда, точных численных данных в этом отношении нет, но судя по доступной информации о различных проектах складывается именно такая картина. ОРД как самая наглядная для начальства и владельцев часть документооборота в большинстве компаний хоть в каком-то виде уже автоматизирована.

До сих пор нередки ситуации, когда общение с СЭД происходит опосредованно: большие и маленькие начальники не чувствуют необходимости лично работать с программным инструментом, это делают за них секретари, что, вообще говоря, выхолащивает идею и неминуемо снижает продуктивность работы. Что ж, несмотря на очевидную абсурд­ность такого подхода, можно лишь констатировать: раз дело до сих пор ведется таким образом, значит, подобные организации не нуждаются в заметном повышении своей эффективности в целом. Видимо, их рыночное положение до сих пор такое позволяет, с чем их и можно поздравить. Но чем выше конкуренция в отдельных отраслях, тем реже встречаются подобные анахронизмы.

Дальнейшее развитие автоматизации ОРД идет по пути доведения ее до конечных исполнителей с целью как можно более полно автоматизировать контроль исполнения. Следующие по очередности массовые задачи — договорная работа, ее ускорение и упорядочивание. При разумной постановке дела, как показывает практика (см. в этом же номере интервью с Михаилом Ивановым, «Металлоинвест», стр. 20), можно добиться кардинальных улучшений в этом процессе, применяя СЭД. Одна из распространенных выполняемых либо стоящих в ближайших планах задач — интеграция СЭД и ERP или бухгалтерской системы для сквозной работы с договорами.

Создание архивов (см. проект в «Нарьянмарнефтегазе», стр. 26) в некоторых случаях становится отдельной и высокоприоритеной задачей, даже более срочной, чем ОРД.

Эффективность использования СЭД тесно связана с глубиной проникновения данных систем в бизнес-процессы организации. Игорь Колодкин уверен, что доведение системы до конечных исполнителей абсолютно критично для продуктивности ее использования, если исполнители являются полноценными участниками ключевых бизнес-процессов. Судя по онлайн-опросу (рис. 4), только в трети компаний все работающие с ПК сотрудники имеют доступ к СЭД. Разумеется, эти данные нельзя считать репрезентативными, но опыт описания проектов в разных отраслях показывает, что часто СЭД воспринимается не столько как инструмент, сколько как некая статусная отметка о якобы зрелой работе организации. Однако до тех пор, пока все участники какого-либо процесса обработки документа не получат доступ к СЭД, ни требуемая степень контроля, ни показатели оперативности достигнуты не будут.

Как одну из самых сложных проблем эксперты называют завышенные ожидания заказчиков от внедрения СЭД. Что же все-таки реально можно сделать с ее помощью? (рис. 5.)

Игорь Колодкин считает, что ускорение согласования документов, упорядочивание структуры их хранения, исключение потерь, ускорение поиска, экономия времени сотрудников на рутинных бумажных операциях достигаются в проектах автоматизации документооборота относительно легко. И полученные результаты опроса это подтверждают. Тяжело, по его мнению, даются отказ от значительной части бумажных документов и полностью электронный документооборот, который пока в силу требований текущего законодательства РФ остается утопией. Надо сказать, что в последнее время в отличие от бесед двух-трехлетней давности задача «уйти от бумаг» уже не ставится. Она перефразируется с совсем иным акцентом: если от них нельзя избавиться в силу многих внешних ограничений, то надо как-то упорядочить работу с ними, минимизировать рутинные операции. Примечательно, что самые массовые и распространенные задачи, например ввод данных с платежных документов, до сих пор почти нигде не автоматизированы. Несколько упрощая, можно утверждать, что попытки прийти к идеальным схемам «безбумажной жизни» даже самых передовых заказчиков привели к тому, что работу с документами внутри компании они так или иначе оптимизировали, но «на входе и выходе» к внешнему миру завалы бумаг остались. Именно на решение проблем такого типа ориентированы проект «Казцинка» (см. стр. 38), где речь идет об автоматизации ввода информации, причем в промышленных объемах. Надо сказать, что в России есть проекты и в области масштабного вывода данных. Возможно, именно это направление — оптимизация обработки бумажных документов — и будет в ближайшее время приоритетным, уступая лишь дальнейшему развертыванию ОРД и управлению договорным процессом.