С самого возникновения управления бизнесом как специальной дисциплины в ней господствовала вертикально-иерархическая (или функциональная) модель, суть которой состоит в представлении бизнеса как совокупности функциональных подразделений (дирекций, управлений, департаментов, отделов и т. д.). Перед подразделениями ставятся конкретные планы и задачи, после чего на базе отчетов контролируется их исполнение. Такой метод управления широко используется до сих пор, несмотря на присущие этой модели проблемы. Наиболее острые из них таковы:

  • конфликтность на стыках между исполнителями разных отделов и уровнями иерархии;
  • непрозрачное использование ресурсов внутри подразделений;
  • перекладывание ответственности;
  • узкие места (проблема «бутылочного горлышка»);
  • неполнота и недостаточная достоверность консолидированной отчетности.

Однако жизнь не стоит на месте, и в последнее время из-за таких факторов, как возрастающая конкуренция, постоянное усложнение и изменение законодательства, появление новых продуктов, изменение структуры компаний, возникла потребность в новых подходах, способных реально увеличить эффективность бизнеса в быстро изменяющихся условиях бизнес-среды.

Сформировалась ситуация, когда «старый» функциональный метод управления исчерпал ресурсы развития и не может дать ничего, что могло бы способствовать повышению эффективности бизнеса. Скорее наоборот: те отрицательные эффекты, которые присущи вертикально-иерархической модели, начинают проявляться ярче, возможен даже кумулятивный эффект, когда не успевают решать проблемы, возникающие из-за «пороков» функционального метода управления, а между тем уже возникают новые. Все это в конечном итоге приводит к постоянному увеличению и усложнению рабочих процедур и используемых в компаниях бизнес-процессов. Ответом на этот вызов явилось возникновение процессного подхода к управлению бизнесом — фактически новой концепции, базирующейся на понятии бизнес-процесса. Бизнес-процесс в стандарте ISO 9001:2000 определяется как устойчивая, целенаправленная совокупность взаимосвязанных видов деятельности (последовательность работ), которая по определенной технологии преобразует входы в выходы, представляющие ценность для потребителя. Основная мысль заключается в том, что в рамках процессной модели бизнес предлагается рассматривать как совокупность составляющих его бизнес-процессов. В этом случае управление бизнесом должно происходить с точки зрения бизнес-процессов и их составляющих, а не с точки зрения функциональных подразделений.

Три составные части эффективного процессного управления

Можно выделить три необходимые составные части, определяющие эффективную работу компании при использовании процессного подхода к управлению бизнесом:

  • система «целеположения», то есть тот механизм, который управляет бизнесом посредством задания целей и стра­тегий;
  • система управления бизнес-процессами — СУБП (в западной терминологии Business Process Management, BPM), организующая движение к целям и реализующая стратегию;
  • процессная среда (окружение), позволяющая СУБП эффективно функционировать для достижения поставленных целей.
Система «целеположения» подразумевает комплекс организационных и технических мер и ресурсов, в том числе управленческих, направленных на правильную постановку бизнес-задач, оценку результатов, корректировку процессов, выработку целей, определение стратегии и т. п. Под процессной средой понимается окружение, которое является основой эффективного процессного управления и включает в себя такие категории и системы, как правильно организованная структура компании, достаточное ресурсное обеспечение, существующая система стандартизации, системы отчетности, управления качеством и т. п. С обеими этими составляющими в определенной степени всё ясно, более того, они уже внедрены многими компаниями. Так, в качестве системы «целеположения» можно назвать советы и комитеты по стратегическому планированию или, например, институт вице-президентов либо директоров по стратегическому развитию или процессному управлению. Можно также отметить, что в крупных компаниях в большинстве своем есть список стратегических целей, определены миссии и конкретные цели в области производства, экологии, в социальной сфере. Процессная среда там также сформирована и функционирует на базе регламентов, должностных инструкций, прописанных бизнес-процессов, систем управления качеством, корпоративных информационных систем (КИС) и интеграционных платформ.

СУБП выполняет важнейшую и основную функцию — исполнителя и контролера бизнес-процессов. Иными словами, после того как заданы цели, определены стратегии и подготовлена среда (окружение) для эффективного функционирования, возникает необходимость в самом механизме, реализующем управление бизнес-процессами. В роли такого механизма и выступает СУБП. Однако с внедрением и использованием этой составляющей не все так гладко.

Проблемы внедрения СУБП

Причины слабого использования СУБП в практике компаний связаны с несколькими факторами, прежде всего с технологическими ограничениями. Бизнес-процессы являются динамическими объектами, а управление такого рода объектами и их контроль возможны только в реальном времени, то есть в том случае, если практически все действия, совершаемые при исполнении бизнес-процесса, приводят к соответствующим транзакциям в информационных системах. Только такая ситуация позволяет отслеживать эти действия, а в конечном итоге и бизнес-процесс в целом автоматически, в режиме реального времени. Однако современный уровень автоматизации бизнеса во многих компаниях фактически является «тотальным», т. е. все действия, совершаемые в рамках бизнес-процессов, отражаются в информационных системах, а для небольшого количества процедур, совершаемых «вручную», в рамках СУБП существует особый механизм — «Human workflow», позволяющий обойти ограничения, налагаемые «тотальной» автоматизацией. Вторым по значимости фактором, тормозящим распространение СУБП, является недостаточное понимание того, как внедрение этой системы влияет на эффективность бизнеса. При процессном подходе к управлению бизнесом в качестве основного показателя его эффективности можно рассматривать оптимальность бизнес-процессов с точки зрения скорости их прохождения (исполнения) и количества затрачиваемых на их выполнение ресурсов. Соответственно для повышения эффективности бизнеса с точки зрения процессного подхода необходимо добиться создания совокупности оптимальных бизнес-процессов с максимальной скоростью прохождения и минимальными ресурсными затратами. Как следует из законов экономики, увеличение скорости исполнения операций (действий в рамках бизнес-процесса) ведет к повышению производительности труда, а сокращение ресурсов на их выполнение — к уменьшению затрат.

Другим интересным фактором, влияющим на эффективность бизнеса при использовании СУБП, является контроль в реальном времени достижения результатов в рамках исполнения бизнес-процесса. Другими словами, при использовании СУБП мы видим не только, какие результаты достигнуты, но и как они достигались. В качестве примера можно привести тот факт, что при использовании СУБП становится невозможной ситуация, когда 80% необходимых квартальных работ совершаются в последние две недели отчетного периода, так как система критических оповещений (alarming) мгновенно сообщит о неполадках в бизнес-процессе, а система визуального мониторинга (Business Activities Monitor) покажет отклонения от заданных параметров его выполнения в масштабе реального времени.

Ну и наконец есть психологическая составляющая использования СУБП, которая влияет на эффективность бизнеса. Речь идет о том, что при мониторинге выполнения бизнес-процессов фактические исполнители находятся под прямым и неусыпным наблюдением СУБП, что позволяет свести к минимуму безответственное и халатное отношение сотрудников к своим обязанностям.

Функциональность и технологии СУБП

Инновационные решения в области СУБП и программные платформы для их реализации появились сравнительно недавно, в 2002—2004 годах. А уже в 2006-м по результатам опросов, обнародованных на International Business Process Management Forum, восемьдесят процентов опрошенных компаний осознали преимущества, которые может дать им внедрение BPM, и готовы были к внедрению нового метода управления. Такое стремительное развитие говорит об исключительной значимости подобного рода решений для повышения эффективности бизнеса в условиях современного быстро изменяющегося мира. К тому же бурное развитие BPM тесно связано со все возрастающей популярностью архитектуры SOA и Web-сервисов, использование которых позволяет существенно упростить автоматизацию бизнес-процессов.

Конечно, лидеры мировой программной индустрии не могли проигнорировать подобный интерес со стороны бизнеса, поэтому Оracle, IBM и Microsoft активно развивают это направление и предлагают свои продукты в области автоматизации управления бизнес-процессами. Для того чтобы четче понимать технический и технологический аспекты предлагаемого решения, необходимо рассмотреть СУБП с функциональной и технической точек зрения. С точки зрения функционирования СУБП можно говорить о ее работе как повторяющемся цикле, состоящем из четырех основных этапов:

  • моделирование бизнес-процесса и его симуляция (тестовый «прогон» с некоторыми среднестатистическими данными для первичной оптимизации);
  • перенос смоделированного бизнес-процесса в исполнительную систему и его привязка к используемым внутри него информационным системам;
  • выполнение экземпляров автоматизированного бизнес-процесса, оперативное управление бизнес-процессом, отслеживание его исполнения и сбор статистики;
  • оптимизация бизнес-процесса по результатам мониторинга и анализа прохождения, после чего происходит возврат на этап моделирования и симуляции для проверки сделанных предположений.

Основным и постоянным этапом функционирования можно считать третий, в рамках которого собственно и происходит управление бизнес-процессами. Остальные этапы являются периодически выполняемыми и служат для оптимизации самого бизнес-процесса. С технической точки зрения решение в области СУБП строится на базе платформенного ПО, которое аналогичным образом разбивается на несколько уровней. Например, в линейке Oracle это три основных продукта — Business Process Analysis (BPA) Suite, BPEL Process Manager (PM) и Business Activity Monitoring (BAM). Продукт BPA основан на платформе ARIS и предназначен для того, чтобы бизнес-пользователи могли с помощью моделей описать все нюансы бизнеса, а также для симуляции разработанных моделей бизнес-процессов. При описании можно использовать общепринятую стандартную нотацию BPMN и «родную» для ARIS нотацию EPC. Смоделированные таким образом бизнес-процессы можно автоматически перевести в вид бизнес-процессов, описанных в нотации BPEL (Business Process Execution Language), однако здесь в общем случае стоит говорить не о готовом для исполнения бизнес-процессе, а о некотором каркасе, который требует дальнейшего наполнения специфической информацией.

Возможность проводить симуляцию построенной модели очень важна при внедрении СУБП, так как только такой способ позволяет предсказать, как скажутся те или иные изменения, внесенные в бизнес-процесс, до их реального «ввода в эксплуатацию». Таким образом можно избежать многих ошибок, которые, будь они внесены в «живой» бизнес, могли бы привести к катастрофическим резуль­татам.

BPEL PM является движком для исполнения бизнес-процессов, описанных на языке BPEL, причем тонкую настройку производительности системы можно провести как на уровне всей системы в целом, так и на уровне отдельного бизнес-процесса. Инструмент BAM дает нам возможность организовать единую информационную панель на основе Web, чтобы получать информацию о текущем состоянии отслеживаемых бизнес-процессов в реальном времени, собирать статистику по их выполнению и принимать своевременные решения при возникновении проблем.