На наших глазах происходит переосмысление существующих базовых схем совместной работы на предприятии. Это одна из самых интересных тенденций современного корпоративного мира IT. Как нам кажется, особенно интересные выводы можно сделать, рассматривая использование электронной почты в компаниях.
Сегодня, электронная почта фактически превратилась в основное средство передачи информации в реальной корпоративной работе. В результате, она вышла далеко за пределы своих первоначальных задач. Почта начинает играть все более важную роль в организации и передаче файлов, хотя для таких задач, как управление потоками работ, планирования встреч, организации списка заданий такая передача файлов отнюдь не является эффективным технологическим решением.
Прежде всего, заметим, что работа сотрудников с почтовыми клиентами далека от идеальной. Исследования показывают, что 60% пользователей не используют в работе с почтой фильтры, которые либо чересчур сложны, либо плохо работают. Кроме того, подсчитано, что в среднем при работе с почтовой программой создается около 30 различных папок, организованных по проектам, компаниям и личным интересам. Интересно также, что большинство людей, когда нужно что-то найти, предпочитают просматривать письма одно за одним, а не использовать специальные программы поиска. Даже профессиональные пользователи практически не приспосабливают к своей работе настройки почтовых клиентов.
Почему почта используется неэффективно? Одной из причин может быть отсутствие тренингов, обучающим навыкам работы с почтой на корпоративном уровне. Как показывают исследования, примерно 40% компаний требовали от работников использования специальных пакетов электронной почты, но ни в одной из них не было специальной программы тренинга работы с ними.
Однако, есть и другой ответ - почта используется не по назначению. Статистика упряма: 72% корпоративных работников используют e-mail для того, чтобы отправить расписания работ самим себе, а 83% оставляют письма в папке "Входные" в качестве напоминания о том, что нужно сделать. Из результатов разных исследований мы узнаем еще об одном интересном феномене: даже если в компании есть большой набор средств для непосредственного общения и виртуальных бесед, большинство сотрудников, все же предпочитают обмениваться документами и линками через почту, используя ее как способ записи обсуждений или развития идей. Все чаще почта высылается прямо с корпоративных совещаний. Кроме того, ее использование зависит и от места данного специалиста в иерархии предприятия.
Понимая, что электронное сообщение приобретает роль коммуникационного центра компании, многие исследовательские лаборатории мира работают над созданием логической концепции работы с почтой, которая занимала бы адекватное место в сегодняшней корпоративной жизни. Перечисленные выше проблемы так или иначе найдут воплощение в почтовых программах нового поколения. Исследования показали потребность и в других усовершенствованиях. Прежде всего - более удобные способы организации папок, улучшенный путь доступа к файлам и документам, бывшим в недавней работе, спискам заданий и напоминаниям, а также возможность просматривать различные версии документов. Плюс к этому - настройка: интерфейс почтового клиента должен настраиваться в зависимости от роли сотрудника в данной компании.
Много трудностей возникает в связи с мультимедийным характером современной работы. Видео и виртуальные миры в определенной степени наложат свой отпечаток на работу с электронными сообщениями. В будущем "улучшенные электронные сообщения" приблизят пользователя к реальному общению, сохранив при этом преимущества почты. Как это будет построено, сложно сказать. Различия между двумя способами связи пока еще не позволяют заглядывать так далеко.
