Особенности автоматизации крупных компаний

Выстроить правильным образом проект автоматизации на предприятии - задача сложная. Она усложняется тем более, когда речь идет о внедрении на крупном предприятии, которое имеет свои особенности, связанные в первую очередь с масштабом бизнеса. И чтобы не потерпеть неудачу в проекте автоматизации, необходимо учесть все особенности бизнеса крупной компании.

Как правило, крупные компании характеризуются несколькими существенными особенностями: разнородность сфер деятельности, территориальная распределенность, наличие большой номенклатуры ТМЦ и т. д. Но если эти характеристики могут как присутствовать, так и отсутствовать, то главная отличительная черта крупных компаний - масштаб бизнеса - присутствует всегда, оказывая существенное влияние на такие "элементы" автоматизации, как ИТ-стратегия, архитектура и интеграция систем, организация проекта автоматизации. Рассмотрим их по оцереди.

Стратегия

Предваряя проект внедрения, необходимо правильно определить стратегию автоматизации или ИТ-стратегию. Ошибки стратегического характера, помимо того что дорого обходятся с точки зрения вложенных затрат, еще и крайне негативно сказываются на темпах развития бизнеса - это упущенные возможности его развития. Ведь в современном мире предприятия, не уделяющие внимания ИТ, не используют один из факторов повышения своей конкурентоспособности. Поэтому принципиально важное значение приобретает правильная, нацеленная на бизнес-цели и бизнес-задачи последовательность проектов автоматизации.

В этих обстоятельствах необходимым условием становится наличие бизнес-спонсоров проекта. Очень часто на предприятиях складывается такая ситуация, когда ИТ "живут" сами по себе, а бизнес сам по себе. Сотрудники ИТ-департамента сами инициируют те или иные задачи, которые затем сами же и выполняют. Это приводит к тому, что их деятельность становится невостребованной и отторжение от ИТ в этой ситуации все больше усиливается. Заниматься созданием сложных интегрированных систем в этом случае не представляется возможным. Любые начинания на этом поприще будут заканчиваться крахом. Налаживание правильного взаимодействия между бизнесом и ИТ - одна из основных задач, которую необходимо решить, перед тем как запускать крупные программы автоматизации.

При расстановке приоритетов требуется учитывать ряд обстоятельств.

Во-первых, последовательность автоматизации должна быть тесно связана с ее эффективностью. А значит, в первую очередь должны быть автоматизированы те сферы деятельности предприятия, в которых применение информационных технологий принесет наибольший эффект для бизнеса компании. По опыту, можно сказать, что для крупных предприятий общей болевой точкой является оперативная консолидированная информация о работе компании.

Во- вторых, последовательность автоматизации должна быть такой, чтобы не требовалось кардинально менять то, что уже сделано на предыдущих этапах автоматизации. С этой точки зрения проекты автоматизации желательно выстраивать снизу вверх. Т. е. в первую очередь автоматизировать рабочие места, где рождается первичная информация.

В-третьих, нельзя забывать о политической составляющей проектов. Следует формировать позитивное отношение руководителей бизнеса к проекту автоматизации. Для этого необходимо периодически показывать руководителям компании понятные промежуточные бизнес-результаты автоматизации. Таким образом, требуется найти баланс между краткосрочными и долгосрочными целями автоматизации. Эти требования зачастую являются противоречивыми, но выполнимыми.

Еще один немаловажный фактор, влияющий на автоматизацию, - это проведение изменений в бизнесе. По причине своей длительности проекты автоматизации могут "не успевать" за проведенными изменениями, например, в стратегических приоритетах компании или организации работы по тому или иному направлению. Это может повлечь как адаптацию уже работающих приложений, так и пересмотр подходов к автоматизации. Оптимальным представляется вариант, когда проекты по автоматизации координируются с бизнес-проектами и, более того, приравниваются к бизнес-проектам, и проекты по автоматизации выстраиваются в единую программу с проектами по изменению в бизнесе.

Архитектура

На крупных предприятиях в силу специфики используются разнородные программные продукты. Современные интегрированные информационные системы ERP-класса, хотя и охватывают большинство функциональных областей деятельности предприятия, но обычно не покрывают все потребности в автоматизации, которые на крупном предприятии очень обширны. Кроме того, на крупном предприятии за конкретный участок работы отвечают не один-два человека, а нередко целый отдел. В результате требования к информационной системе расширяются, становятся более детальными. В связи с этим усложняется выбор тиражируемого решения, учитывающего все особенности работы предприятия. Это и невозможно в принципе. Поэтому обычно при выборе информационной системы выделяют наиболее важные требования. Но все равно достаточно редко можно найти систему, которая удовлетворит всем требованиям даже из этого ограниченного списка.

Соответственно, существуют два основных пути построения информационной системы крупного предприятия. Первый - выбрать полнофункциональную интегрированную ERP-систему в качестве ядра и развивать систему своими силами или силами сторонних организаций. Второй подход - выбрать решения, лучшие в своей области, которые наиболее полно удовлетворяют требованиям предприятия, и интегрировать их в единую информационную систему. В первом случае риски лежат в области квалификации постановщиков задач и программистов, развивающих систему, во втором - в сложности интеграции разнородных систем. Естественно, возможна и наиболее распространена комбинация этих двух вариантов.

Если идти по пути интеграции разнородных систем, то появляются повышенные требования к разработке архитектуры единого решения. Особенно важными становятся количество и характер связей между системами. Если разные информационные системы автоматизируют один и тот же бизнес-процесс, то есть вероятность сбоев в его работе. Не стоит забывать и о необходимости поддержки интеграционных решений в будущем. Потребуется постоянно отслеживать все изменения в интегрированных приложениях, оценивать их влияние на интеграцию и принимать решения по обновлению интерфейсов. На выбор архитектуры влияют также стоимостные факторы, которые можно оценить на основе расчета совокупной стоимости владения.

Желательно не упустить из виду уже работающие приложения. Следует определить, какое приложение должно остаться и развиваться, а какое должно быть замещено новой системой и когда это планируется сделать. Также необходимо продумать требуемые интерфейсы к наследуемым системам. Таким образом, должны быть разработаны несколько архитектурных решений - целевая и промежуточные архитектуры.

Необходимость интегрировать большое количество приложений приводит к лавинообразному росту связей между приложениями. Количество интерфейсов между приложениями при этом оценивается по формуле n(n-1)/2, где n - количество приложений. При этом следует учитывать, что может быть создано несколько интерфейсов между каждой парой приложений. В этом случае интеграция по методу "точка-точка" представляется бесперспективным занятием. Таким образом, появляется еще одно критически важное для бизнеса решение - интеграционное приложение, являющееся единым мостом для всех приложений.

Организация проекта

Как уже отмечалось, в силу размеров бизнеса проекты автоматизации крупных предприятий имеют большую длительность. Соответственно, необходимо уделять особое внимание организации проекта. Должны быть четко прописаны цели, задачи, границы проекта, роли и ответственность исполнителей. Кому-то это покажется банальными словами, но если этого не будет сделано, добиться результата будет невозможно, так как он не определен заранее.

При этом особую значимость приобретает определение границ проекта. На крупных предприятиях "сделать все" означает "не сделать ничего".

Особое внимание следует уделять мотивации персонала, участвующего в проекте, формированию благоприятного психологического климата в течение всего периода реализации проекта. Часто приходится сталкиваться с такой ситуацией, когда в начале проекта наблюдается взрыв энтузиазма, эйфория от предстоящих свершений, а к концу - усталость от большого объема работ. В этой ситуации любые административные воздействия с требованием выдерживать сроки ни к чему не приводят. Проектной группе уже не к чему стремится, всё идет своим чередом. На каком-то этапе само понятие проекта как мероприятия с ограниченными сроками утрачивается. Более того, с течением времени проектная группа начинает "держаться" за проект, делать все, чтобы проект не заканчивался, а длился и длился дальше. Это связано как с привычкой к какой-то работе, так и с тем, что, с одной стороны, люди начинают забывать, чем занимались раньше, с другой - перестают видеть свое будущее вне проекта. Начинает играть фактор неопределенности. Соответственно, в этой ситуации необходимо очень четко мотивировать людей на результат, заранее очерчивать перспективы дальнейшего развития после завершения проекта, стараться нацеливать людей на решение все новых и новых конкретных задач.

Таким образом, правильно выстроить работу по автоматизации крупного предприятия, учесть все нюансы - особенности бизнеса, информационных технологий, психологические и внутриполитические аспекты - задача не из легких. И только комплексный подход к организации процесса автоматизации может решить эти проблемы.