Совместная работа, основанная на коллективном использовании информационных ресурсов, становится необходимостью на персональном и профессиональном уровне. В общем смысле термин electronic collaboration (электронное взаимодействие) включает в себя поддержку коммуникации двух и более людей и координацию их деятельности посредством программного обеспечения с целью совместного решения определенных задач. Многие эксперты отмечают, что в настоящее время назрела необходимость в появлении интегрированных систем, которые поддерживали бы коммуникацию, кооперацию и координацию. О том, что при этом понимается под коммуникацией, координацией и кооперацией, мы и будем говорить в рамках этой статьи.
Измерения коллективной работы
В течение десятков лет бизнес-процессы притягивают к себе внимание как исследователей,
так и разработчиков ПО. Однако в последнее время наибольший интерес вызывает
коллаборативная природа бизнес-процессов, которые происходят в компаниях и выполняются
различными группами сотрудников. Потребность в гибких бизнес-процессах и сравнительно
недорогих способах их организации становится насущной необходимостью для компаний
самого разного масштаба. Более того, создание новых форм бизнес-организаций,
таких, например, как виртуальный консорциум, требует более быстрых и более гибких
ИТ-средств поддержки таких процессов.
Специализированные группы менеджеров создаются из работников различных компаний, собранных и работающих вместе над решением какой то проблемы или завершением какого-то проекта. Сегодня это чаще всего временные образования, ориентированные строго на выполнение какой-то задачи. При поддержке таких процессов электронные средства совместной работы стали нормальной практикой. Более того, управляемые электронные средства коллективной работы приводят к колоссальной экономии ресурсов и более эффективным результатам. Различные исследователи указывают на три базовых измерения такой коллективной работы: communication, cooperation and coordination (см. рис.). Проанализируем эти базовые измерения и приведем основные ИТ-функции, поддерживающие каждое из этих измерений.
Коммуникация
Термин communication (коммуникация) отражает процесс обмена информацией между участниками совместной разработки. Акцент здесь ставится именно на взаимодействие одного или нескольких сотрудников, обменивающихся информацией, будь то живое обсуждение в чате или процесс обмена электронными сообщениями. Процесс коммуникации, как правило, не структурирован. Коммуникация происходит или спонтанно, или по предопределенному расписанию. Возможные механизмы обмена информацией обычно сводятся к одному из трех: one-to-one, one-to-many, many-to-many, и могут происходить как в реальном времени, так и в асинхронном режимах.
ИТ-поддержка процесса коммуникации была и остается основным фокусом многих систем коллективной работы. Электронная почта в качестве средства поддержки коммуникации популярна до сегодняшнего дня. Но голосовые и видеокоммуникации в настоящее время все более входят в жизнь.
Кооперация
Под термином cooperation (кооперация) понимается возможность совместной работы над одними и теми же документами и файлами в различных форматах. По существу, кооперация нацелена на создание определенных продуктов. Взаимодействие сотрудников группы в этом случае выражается в работе по созданию продукта. Она может происходить как синхронно, так и асинхронно.
Кооперация представляет собой ключевое измерение, реализуемое в приложениях коллективной работы. Рынок поставщиков средств автоматизации этих процессов достаточно быстро растет в последние годы. В настоящее время на нем присутствуют или готовятся к выходу на рынок порядка 60 игроков. Большинство этих приложений предоставляют возможности общего доступа к файлам и документам, некоторые предлагают также и средства синхронного или асинхронного редактирования документов. Как правило, продукт работы группы хранится в репозитории и доступен для всех интересующихся сторон согласно правам доступа. Кроме того, большинство подобных систем поддерживают средства неформального общения между пользователями системы.
Координация
Наконец, третье измерение коллективной работы - coordination (координация). Координация фокусируется на программировании и упорядочивании активности сторон и участников процесса совместной разработки. Как правило, базовый уровень координации предлагает электронный календарь для персонального или группового расписания. К другим формам координации относятся средства электронных конференций, митинги и рабочие встречи, организованные посредством списка задач и расписания встреч.
С точки зрения ИТ-систем координация поддерживается в основном workflow-системами. Именно в них наиболее развиты средства поддержки строго заданных действий, которые происходят в конкретном порядке. Кроме того, они поддерживают так называемые полуструктурированные процессы, требующие интеллектуальной работы, части которой нечетко определены и могут меняться. Существуют также отдельные продукты, поддерживающие некую основную часть функциональности workflow-систем, предлагая функции сопровождения процесса работы над документом и поддержку цикла утверждения документа. При этом пользовательские действия в системе никак не контролируются и не прослеживаются. Пользователи системы сами решают, как - индивидуально или в контексте команды - и над чем они будут работать.
Подход C-CUBED
Здесь надо отметить интересный факт. Подавляющее большинство систем коллективной работы, которые специализируются на коммуникации или кооперации или даже совмещают оба этих измерения, обеспечивают только ограниченную поддержку для координации работы команды. Совершенно очевидный недостаток таких систем состоит в том, что они не предоставляют функции описания бизнес-процессов, в них невозможны ни автоматизация потоков работ, ни их мониторинг.
Вообще говорить о том, что какая-то из существующих на рынке систем коллективной работы полностью реализует все описанные выше требования, преждевременно. Несмотря на обилие игроков на этом рынке, до сих пор не существует коммерческого решения систем коллективной работы, адекватных существующим теоретическим разработкам. Одна из первых в мире попыток создания архитектуры системы, которая предоставляет полномасштабное средство коллективной работы, - это подход, названный C-CUBED.
Основная идея C-CUBED - это виртуальная комната, в которой находятся разработчики, члены группы и обрабатываемые объекты. Виртуальная комната облегчает переход от индивидуальной работы к групповым усилиям. Архитектура C-CUBED структурирована на семь автономных подсистем:
- подсистема кооперации и управления файлами;
- подсистема координации и управления потоками работ (workflow management), которая поддерживает автоматизацию бизнес-процессов;
- подсистема коммуникации, которая, с одной стороны, обеспечивает интерфейс с определенными базами данных, выдавая данные, интересующие члена виртуальной группы во время работы в комнате, а с другой стороны, поддерживающая коммуникацию между пользователями;
- подсистема контроля доступа, которая предполагает соответствующий процесс регистрации пользователей в системе, а также проверку пользовательских прав, перед тем как будет предоставлен доступ к интересующей информации;
- административная подсистема, предоставляющая возможность добавлять новых пользователей и членов групп в виртуальные комнаты и управлять информацией, введенной в систему;
- подсистема пользовательского интерфейса, упрощающая взаимодействие конечного пользователя и системы;
- подсистема помощи.
В таблице показано, каким образом в C-CUBED происходит распределение необходимых функций по трем измерениям коллективной работы. На рисунке показаны позиции этих функций в пространстве измерений коллективной работы. Различные коллаборативные функции позиционированы согласно степени поддержки, которую они дают каждому измерению.
Перспективы развития
В настоящее время вопрос оптимальной интеграции трех измерений коллективной работы все еще остается открытым. Различные направления требуют доработки и исследований. Одно из этих направлений - вопрос гибких workflow, которые отличаются от фиксированных тем, что могут изменяться в процессе выполнения. В особенности интересны исследования способов и средств ИТ-поддержки collaborative business processes. Второе направление, которое в настоящий момент находится в работе, - стыковка систем управления знаниями с системами управления потоками работ, а также коммуникации и кооперации. Интересны также исследования в отношении совмещения систем виртуальной реальности с системами коллективной работы, которые включают в себя вопросы взаимодействия человека с реальностью, созданной компьютером.
