Часто приходится видеть, как данные, на сбор и обработку которых потрачено так много времени и средств, представляются настолько бездарно и в таком виде, что ими просто невозможно пользоваться. Большинство менеджеров считают, что главное - это эффектное представить данные. Увы, это не так. Графические излишества могут скорее запутать, чем прояснить смысл передаваемой информации. Мы расскажем о некоторых распространенных ошибках в представлении данных и о методах их преодоления.

Компании ежегодно вкладывают миллионы долларов в технологии, но часто это не дает обещанного повышения производительности. Программное обеспечение вселило в нас ложную надежду, что мы должны только внедрить технологию и сделать ее доступной для использования, а остальное сделается само собой. Например, быстрое распространение ПО для электронных таблиц на заре эры PC сделало создание таблиц и графиков очень легким. И практически все "купились" на эту легкость. Для очень многих менеджеров это было слишком легко. Они уверились, что теперь все представляемые ими данные будут выглядеть правильно.

Но не тут-то было. Большинство представлений данных неэффективны. Они отнимают много времени и трудночитаемы. Они заполнены ненужным информационным и визуальным шумом и время от времени даже вводят в заблуждение. Вообще оказывается, что создание информации с помощью компьютера часто придает результатам иллюзию эффективности, которой они не заслуживают. Чтобы использовать информационную технологию эффективно, менеджеры и специалисты по составлению отчетов все еще нуждаются в фундаментальных навыках анализа и представления информации.

Цель - передача информации

Чтобы понять, почему привычно используемые способы представления данных не работают, мы должны начать с четкого понимания цели представления данных. Что именно делает эффективное представление данных, когда оно работает? Фактически все сводится к одному: к передаче информации. Любая используемая вами форма представления данных -таблицы, графики или же некий интерфейс типа приборной доски - будет успешной только в той степени, в которой она передает получателю информации то, что вы хотели ему сообщить. Дошло ли ваше сообщение? Была ли информация понята правильно и квалифицированно? "Прежде всего покажите мне данные" - как очень просто и в то же время красноречиво выразил суть вопроса известный эксперт в области визуального воспроизведения информации Эдвард Тафт. Если передача информации - это необходимый итог, то любой способ представления данных, не обеспечивающий правильной передачи информации, неэффективен.

Трехмерные диаграммы

Можно было бы возразить, что само программное обеспечение заботится об эффективном представлении данных за нас, обеспечивая соответствующие функциональные возможности. Увы, это не так. Фактически программное обеспечение способствовало усугублению проблемы плохого представления данных. В пылу конкуренции, в погоне за новыми модными "штучками" продавцы программного обеспечения быстро потеряли из виду то, что действительно имеет значение при представлении данных, и забыли, что действительно работает.

Очень красочно иллюстрирует эту тенденцию не такое уже давнее по времени дополнение функциональных возможностей соответствующего ПО построением трехмерных диаграмм. Все производители соответствующего ПО приводят сногсшибательные примеры таких возможностей. Но почти в каждом случае использование трехмерных диаграмм фактически делает данные тяжелее. Посмотрите, например, на рисунок 1, который приводит в своей рекламе один из поставщиков ПО. Добавление третьего измерения к стандартному представлению означает или поясняет что-либо? Абсолютно ничего!

Да, конечно, в этом примере ось z не несет никакой смысловой нагрузки. Но помогает ли наполнение смыслом оси z показывать данные эффективно? Например, на рисунке 2 те же данные из рисунка 1 представлены таким образом, что по оси z откладываются значения, относящиеся к различным продуктам. Можно ли на рисунке читать все значения? Конечно, нет. Такое представление просто не подходит для этого случая.

Удивительно, как этого не видят поставщики ПО. Точнее, видят, но делают свои выводы. Именно отсюда идут идеи некоторых поставщиков ПО, что для того, чтобы научиться видеть скрытые участки такого представления, нужно применить технологию вращения трехмерных диаграмм. Они считают, что нет другого пути представления данных и поэтому график надо научиться вращать. Нужно только написать соответствующее ПО и взять за него деньги. Чего же проще - скрывать полнейшее непонимание принципов построения диаграмм за необходимостью каких-то сложных технологий.

Не позвольте большой работе пропадать впустую только из-за плохого представления данных. Только набора стандартов отчетов, которые реализуются в том или ином проекте, недостаточно. Обычно никто не включает лучшие методы представления данных в стандарты отчетов, и потому эти отчеты, как правило, не являются примером хорошей подачи данных.

Понять сообщение

В вышеприведенном примере мы уже видели, как важно понимать, что собственно мы хотим узнать из представляемых данных. С того момента, когда вы впервые решаете, какие данные вам нужно представить, вас подстерегает первая крайне распространенная ошибка - полнейшая неосведомленность о сообщении, которое должно быть передано. Прежде чем вы сможете решить, как можно квалифицированно передать сообщение, вы должны понять, что это за сообщение.

При этом недостаточно знать, что сообщение, например, касается продаж. Что именно вы узнали о продажах из имеющихся данных, и что вы хотите сообщить получателю? Возможно, вы обнаружили, что продажи неуклонно сокращались в последние три месяца? А может быть, вы увидели, что, несмотря на неуклонный рост продаж с начала года до текущего момента, ваши показатели все же намного ниже запланированных на год? Может быть, вы заметили, что единственная причина удержания продаж на заданном уровне - в выдающихся успехах одного конкретного специалиста по продажам? Все это совершенно разные сообщения.

Прежде чем решить, каким образом следует представить имеющуюся информацию, остановитесь на минуту и хорошенько подумайте, что именно вы хотите сказать. Составьте одно или несколько предложений, настолько полных и значимых, насколько это необходимо, чтобы передать именно то, что необходимо узнать получателю сообщения. Это отнюдь не бессмысленное требование. В словах, которые вы используете для выражения вашего сообщения, вы можете найти ключевые, и они подскажут вам определенный способ представления данных. Например: "Хотя мы и перевыполнили на 5% план доходов от начала года до текущего момента, продажи четырех из наших пяти продуктов постоянно сокращались с начала года. То, что мы перевыполнили план, связано исключительно с успехом одного-единственного продукта, а 80% продаж приходится на четыре продукта, продажа которых сокращается".

Это интересная информация, и она безусловно заслуживает реакции. Однако если вы просто составите график общего дохода с начала года по текущий момент в сравнении с планом, то важное сообщение будет потеряно. Это произойдет по трем причинам:

  • сообщение касается изменения объема продаж со временем;
  • сообщение касается контраста между сокращающимися объемами продаж четырех продуктов и увеличивающимся объемом продаж одного продукта;
  • сообщение касается доминирующего выделения ресурсов продаж тем продуктам, продажи которых сокращаются.

Это очень важные моменты, определяющие, каким образом следует представить данные. И для точной передачи такого сообщения вам нужно больше знать об эффективных способах составления графиков.

Стандартные представления

Здесь самое время вспомнить о том, что эффективные способы составления графиков, конечно же, есть. Однако эффективные - это отнюдь не всегда общепринятые. Еще один пример очень распространенной ошибки в представлении данных - опора на общепринятые стандарты. Как это ни странно, но стандартные "лучшие практики" в области представления данных часто оказываются совершенно неверными. Рисунки 3, 4 и 5 показывают, как легко попасться на удочку стандартных представлений данных. Всем известно, что распределение рыночных долей принято показывать в виде "пирожка" (рис. 3). Но вообразите, что аналитик использует этот график, чтобы сообщить команде топ-менеджеров, какую позицию на рынке занимает компания G по сравнению с конкурентами. Диаграмма 3 представляет это эффективно? Как на ней сравнить доли компаний А и G, причем сделав это быстро? Возможно, добавление третьей оси изменит ситуацию? Увы, результат будет еще хуже (рис. 4).

Если отбросить стандартные приемы, то как подходить к решению этой задачи? Как эффективно можно представлять долю вашей компании относительно конкурентов? На диаграмме 5 показано простое решение, которое весьма эффективно. Да, оно не столь красиво, как "пирожок", но зато доносит нужную информацию. Не более нескольких секунд требуется менеджеру, чтобы понять позицию своей компании и сделать выводы.

График или линейная диаграмма?

Еще одна распространенная ошибка заключается в использовании графиков для кодирования данных там, где более подходили бы линейные диаграммы. На рисунке 6 для представления расходов семи департаментов компании использован график. Так делается часто, однако это ошибка. Для представления этой информации удобнее использовать линейную диаграмму, как показано на рисунке 7. Почему? Посмотрите на график на рисунке 6. По мере продвижения из одной точки в другую линия графика предполагает изменения одной и той же переменной. Да, разница между расходами разных отделений видна, но движение графика от расходов одного отделения к другому не отражает изменения. И потом, как расходы одного подразделения зависят от расходов другого? Линейная диаграмма на рисунке 7 больше подходит для подчеркивания независимого характера расходов каждого отделения. И наоборот, для представления изменения значений во времени, например, последовательно по месяцам, лучше было бы использовать график. Движение в этом случае от одного значения к следующему отражает изменения, поэтому наклон линии имеет смысл: чем он круче, тем изменение больше. Но использование линейной диаграммы может быть полезно даже для представления данных, связанных со временем. Например, если в своем сообщении вы хотите подчеркнуть сравнение значений в каждый период времени (например, сравнение доходов и оперативных расходов в каждом месяце), а не изменение этих значений со временем, то линейная диаграмма представит это более наглядно.

Естественно, что для передачи разных типов сообщений существуют разные типы диаграмм. Не следует загонять каждый тип данных в гистограмму только потому, что это единственный тип диаграммы, который вы научились делать. Вы никому не окажете услуги, если информацию о продажах по районам за период с начала года по текущий момент поместите в ту или иную диаграмму только потому, что она выглядит эффектно. Продавцы программного обеспечения пытаются победить в конкуренции, выбрасывая на рынок как из рога изобилия разные типы диаграмм. Хотя было бы лучше, если бы они помогли своим потребителям понять и эффективно использовать меньший по размеру, но более практичный набор диаграмм.

Графический мусор

Слишком часто представление данных скорее производит впечатление, чем выражает смысл, - поражает воображение, вместо того чтобы объяснять. Когда вы не знаете, о чем нужно сказать, вы всегда можете скрыть это за яркими украшениями. Обычно данные представляют с использованием бессмысленных украшений скорее не потому, что не знают, что сказать, а потому, что не знают, как сказать. Программное обеспечение для создания бизнес-графиков делает очень легким украшение передаваемого сообщения отвлекающим визуальным содержимым. Визуальное содержимое, не несущее реальной информации и тем самым отвлекающее внимание, а иногда и прямо вводящее в заблуждение, Тафт называет "графическим мусором". Наиболее общий пример графического мусора - включение в графики линий сетки координат, часто темных и толстых (см. рис. 8). Линии сетки координат редко бывают полезными, а яркие линии имеют особенно отвлекающий эффект. График не ставит целью обеспечить интерпретацию точного значения каждой полосы, линии или опорной точки. Задача графика заключается в том, чтобы показать форму данных и на ее основе выделить такие значащие моменты, как тенденции и исключения.

Давайте посмотрим на еще один пример графического лабиринта (рис. 8). С одной стороны - он визуально загроможден. На нем изображено слишком много. Как правило, большинство информации попадает в такие диаграммы автоматически и не имеет никакого отношения к важным данным. Далее - тяжелые линии сетки не служат никакой идее, а просто отдают дань традиции. Чтобы интерпретировать, к чему относится каждый столбец, необходимо несколько раз переместить взгляд между легендой и самими столбиками. В результате всего этого понимание диаграммы чрезвычайно затруднено, а анализ требует времени.

При составлении бизнес-диаграмм "больше" совсем не значит "лучше", если представленные данные не раскрывают смысла сообщения. Писатель Антуан де Сент-Экзюпери однажды сказал: "Если хотите, совершенство достигается не тогда, когда уже нечего добавить, а тогда, когда уже нечего убрать". Это мудрые слова человека, умеющего передавать свои мысли. Поэтому правильно убирать из сообщения все отвлекающие моменты и выделять самые важные части сообщения на фоне остальных.

Диаграммы или таблицы?

А стоит ли вообще связываться со сложными диаграммами? Отнюдь не всегда. Если вы можете передать сообщение четко, квалифицированно и с нужным акцентом в одном единственном предложении, то следует поступить именно так. Если же для сообщения требуется точность таблицы с данными, то именно это и следует использовать. Будет ошибкой требовать от слушателя зрительного восприятия, интерпретации диаграммы и выяснения точных значений данных, раскиданных на диаграмме в виде полос и линий, если передаваемое сообщение не имеет ничего общего с динамикой изменения данных, которые выражаются в форме графиков. Конечно, некоторых людей больше впечатляют графики, даже если они и оказываются плохими средствами передачи информации, но от этого представление не становится более эффективным. Вы хотите делать глупую работу?

Опыт показывает, что таблицы наиболее эффективны, если представление данных:

  • используется для поиска отдельных числовых значений;
  • используется для сравнения отдельных числовых значений;
  • требует точных числовых значений.

Диаграммы же и графики наиболее эффективны, если представление данных:

  • используется для передачи сообщения, смысл которого заключается в форме данных;
  • используется для показа связей между многими значениями.

Знать, а не гадать

Итак, эффективное представление данных основывается на понимании их сути и смысла. Информация не может говорить за себя. Как хороший аналитик понимает бизнес и хороший менеджер понимает людей, так и хороший ИТ-специалист должен понимать характер и природу представляемых данных. Главное в передаче критически важной информации - обеспечение эффективной коммуникации.

Важно понимать, что эффективное построение данных - это не всегда интуитивный процесс. Когда вы создаете диаграмму, вы проектируете нечто, осуществляющее передачу через визуальное восприятие. Необходимой концептуальной основой эффективного построения диаграммы является знание того, каким образом мы получаем и интерпретируем визуальные стимулы. Из-за чего объекты становятся видимыми: благодаря свету, наличию определенной комбинации таких атрибутов, как цвет, размер и положение в пространстве? Какие визуальные атрибуты могут надежно закодировать количественную информацию? Какие визуальные атрибуты можно использовать для выделения одних моментов на фоне других? Какие цвета хорошо смотрятся вместе?

Общие ошибки, которых мы коснулись в этой статье, представляют лишь малую часть из большого списка. Вы можете найти намного больше, совершенно не напрягаясь. Мы лишь хотели заставить вас задуматься над значением квалифицированного представления данных и показать, что некоторые из привычных методов построения графиков нуждаются в улучшении.