Все современное оборудование и последние достижения в области презентационных технологий сами по себе не сделают вашу презентацию успешной. Техника выведет картинки на экран, микрофон и динамики позволят аудитории вас услышать. Но главное то, что именно она увидит и услышит. И за эту самую важную часть презентации отвечает автор, а не оборудование.

Казалось бы, CIO не так часто приходится иметь дело с презентациями, в отличие от специалистов подразделений маркетинга или профессиональных консультантов и продавцов. Тем не менее иногда приходится выступать с презентацией перед руководством, в случае, если предлагается новый ИТ-проект, или перед коллегами на специализированных конференциях.

В частности, на одной из таких недавно проходивших конференций для ИТ-директоров мы пытались спросить участников о том, что прямого отношения к тематике мероприятия не имело: как они оценивают выступления коллег с презентациями? Выяснилось немало интересного. Поскольку тема эта касается обсуждения чужих недостатков, никаких имен мы называть не будем. Но все, о чем пойдет речь ниже, взято из реального опыта.

Горькая правда

Порой, не будем скрывать, во время выступлений аудитория в прямом смысле засыпает. Это признают в кулуарах многие: "Особенно скучны бывают продуктовые и маркетинговые презентации. Выступать с презентацией, которая "заточена" на ситуацию "клиент-поставщик", перед профессионалами - в некоторых случаях просто неуважительно. Если уж это делается, то по крайней мере надо стараться сделать свое выступление хоть в чем-то интересным". Например, в подобном случае один представитель вендора - спонсора мероприятия начал свой доклад со слов: "Я понимаю, что вам очень не хочется слушать мою презентацию, поэтому большую ее часть я показывать не буду. Но в ней есть несколько действительно интересных слайдов, давайте на них и остановимся".

"Информация в презентации была интересной, видно по слайдам, но сам докладчик не сумел ничего толком рассказать". Вряд ли кому-то хотелось бы услышать такое о своем докладе, а это слова участника конференции. Обратная ситуация - интересная идея и рассказ, но плохие слайды. Презентации объемом несколько десятков листов, к тому же заполненные мелкими схемами и надписями, вызывают просто недоумение. Очевидно, что больше 15-20 минут (по регламенту, как правило, не отводится ни на одно выступление) физически невозможно представить такое количество материала. Возможно, то, о чем рассказывает докладчик, стоило ему многих месяцев, а то и лет труда, и он искренне хочет поделиться всем, что относится к данному вопросу. Однако в результате начальные слайды занимают много времени и сопровождаются пространными объяснениями. А самое главное - выводы, которые, как правило, находятся в конце презентации, увы, в спешке пролистываются после очередного напоминания ведущего о том, что "осталась одна минута". Кроме того, в большом зале аудитория просто не может ничего прочитать на слайде, где слишком много информации и мелкий шрифт. "К сожалению, графики и названия мы разобрать не смогли", - комментарий, который можно услышать сплошь и рядом.

Вовсе не из желания кого-то обидеть упомянем о недостатках непрофессиональных докладчиков. Вместо того чтобы смотреть в зал, они смотрят на экран или в собственный проспект, в худшем случае просто читают с экрана, причем создается впечатление, что докладчик видит свою презентацию впервые. Выражение "Говорит и показывает Спина" как нельзя лучше описывает манеру некоторых выступающих "общаться" с экраном, отвернувшись от аудитории,. Просто прочитать презентацию - один из самых простых способов потерять аудиторию. Слова-паразиты также вызывают раздражение аудитории. Встречаются в презентациях порой и банальные орфографические ошибки.

Иногда очень интересные доклады произносятся так тихо, что даже микрофон не помогает расслышать слова выступающего. Кроме того, некоторые просто не считают нужным им пользоваться - забывая, что даже в небольшом помещении уже через несколько метров слышимость значительно ухудшается.

Порой приходится видеть, как занимающий серьезную должность специалист, выступая с презентацией, явно чувствует себя неуверенно. Вот комментарии одного из докладчиков, выступавшего на мероприятии последним: "Вряд ли мой доклад показался интересным - уже конец дня, все наверняка ждали, когда же закончится мероприятие". Хотя в зале находились его коллеги, с которыми он только что дружески беседовал в неофициальной обстановке. Это вполне объяснимо - страх перед публичными выступлениями испытывают многие. Тем не менее неуверенность и нервозность докладчика - большой минус для презентации.

Другой "бич" презентаций, в том числе и тех, которые готовят ИТ-специалисты, - отсутствие конкретики. Слова о повышении эффективности, хорошей команде, квалифицированных специалистах, успехах в бизнесе сегодня слышат все и отовсюду. Запоминают те выступления, где CIO делитcя реальными фактами и цифрами, рассказывает о том самом "живом" опыте, ради обмена которым и собираются на подобные мероприятия. Несмотря на то, что CIO на профессиональных мероприятиях выступают перед коллегами, в некоторых презентациях встречаются довольно "общие" места, как если бы презентация была предназначена для неспециалистов. Такие слайды только отнимают время - выступление перед коллегами не требует рассказа о том, что они знают и так.

Стоит упомянуть и о "художественных" недостатках. Иногда цветовая гамма презентаций выбрана неверно, и при выводе на проектор такое сочетание цветов только мешает восприятию - слишком светлые или слишком темные слайды, фон, с которым сливаются надписи, и т. д. Почему это происходит? Просто потому, что CIO - это не художник-оформитель. Так, одна из участниц ИТ-конференции делилась тем, как в результате болезни специалиста, владеющего программой по созданию презентаций, ей пришлось готовить слайды самостоятельно, впервые в жизни имея дело с данным ПО. И эта ситуация, к сожалению, вовсе не является исключением.

Многие презентации оканчиваются приятным для аудитории слайдом "Спасибо за внимание", однако там не указаны координаты выступающего, или слайд с этими координатами держится на экране всего несколько секунд. Такую ситуацию можно было неоднократно видеть и на ИТ-конференциях. Между тем многие наверняка хотели бы эти координаты записать, а подойти к докладчикам в перерыве, чтобы познакомиться лично, не всегда есть время и возможность, особенно если выступающий сразу после доклада покидает мероприятие.

Наши успехи

Некоторые презентации, несмотря на их краткость и простоту, увлекают аудиторию. В перерыве к этому докладчику подходят в вопросами, такие презентации и их авторы запоминаются. Так, на одном из CRM-семинаров можно было наблюдать картину, когда в конце дня последний докладчик с презентацией буквально в 10 слайдов настолько "оживил" уставшую аудиторию, что, в отличие от многих, не только "сорвал аплодисменты", к нему образовалась даже целая очередь желающих задать вопросы и обменяться координатами. И это при том, что всех уже ждал праздничный банкет.

Представитель одной компании рассказал, что в их организации проблему успешных выступлений решили так - выбрали шесть сотрудников, которым чаще всего приходилось выступать с презентациями, и "выписали" для них на трехдневный тренинг презентационных навыков профессионала из-за рубежа. Обошлось компании это мероприятие недешево - в 30 тыс. долл. Но зато результатом все остались довольны, сотрудники успешно применяют полученные навыки на практике.

Мы, конечно, далеки от того, чтобы советовать всем проходить специальный курс обучения презентационным навыкам. Тем более что, наверное, нельзя требовать от человека, специальность которого не связана с постоянными выступлениями на публике, абсолютного профессионализма в умении "держать" аудиторию и заинтересовывать ее своим докладом. Но есть определенные рекомендации, выработанные на практике, которые следовало бы принять во внимание любому потенциальному "презентатору".

С кем и как

"Вам предложили выступить. Поздравляю! Кто-то считает, будто вы знаете нечто такое, что стоит услышать или увидеть - а может быть, и услышать, и увидеть. Большинству людей никогда не предлагают выступать. Они никогда не слышат этих лестных, радующих душу слов: "Мы хотели бы, чтобы вы выступили перед нами". Вы соглашаетесь. День выступления представляется вам очень далеким - вы записываете все это в своем календаре в раздел 'Планы на будущее' и не вспоминаете, пока не выясняется, что до выступления осталось несколько дней. И тут вас начинает беспокоить вопрос: "Во что это я впутался?.." Это отрывок из книги Рона Хоффа о том, как подготовиться к презентации и с блеском ее провести. Автор здесь обращает внимание на то, что сама подготовка к выступлению вряд ли будет успешной, если у вас на нее остался вечер перед мероприятием, где оно должно состояться.

Для начала нужно определиться, перед кем вы будете делать презентацию. Существуют разные типы классификации аудитории - но в целом зал может быть настроен по отношению к вам либо дружелюбно (ваши единомышленники), либо нейтрально (коллеги на специализированной конференции) или враждебно (например, руководство, которому вы пытаетесь объяснить важность нового проекта).

В первом случае плюсом является более "неформальная" обстановка - но она же может стать и минусом: очевидно, что здесь вам прямо укажут на недостатки и будут критиковать, если вы дадите к этому повод. Со "своим" докладчиком церемониться никто не станет.

При нейтральном отношении аудитории главное - сохранить атмосферу взаимного уважения, не вставать в позу компетентного учителя, а создавать впечатление открытости к диалогу, внимательно отвечать на все вопросы из зала.

Для дружественной и нейтральной аудитории можно строить презентацию иллюстративно, то есть не выстраивая жесткой логической связи между слайдами (такой, при которой если аудитория согласилась с вашим мнением в начале, она будет вынуждена принять и финальные выводы). Здесь прежде всего нужно донести нужную информацию.

Выступление перед руководством в этом смысле отличается - руководство, как правило, нужно убедить своим выступлением. Сами факты без интерпретации неубедительны. Поэтому и саму презентацию нужно строить в соответствии со схемами логических выводов - исходные факты, тезис, доказательство, вывод. Если это получится, то, как в случае с математической теоремой, ваши выводы будут вынуждены принять. Но и наоборот - если в процессе выступления кому-то удастся доказать несостоятельность хотя бы одного из логически связанных аргументов, рушится вся цепочка. Поэтому нужно заранее попытаться предугадать "узкие места", в которых вам будут задавать вопросы, и подготовиться к ответным аргументам, желательно содержащим конкретные цифры и факты. Не забудьте также указать на свое понимание интересов руководства и то, что ваш проект эти интересы учитывает (например, включите в презентацию графики потенциального влияния ваших инициатив на показатели общей эффективности предприятия).

Важно отметить, что любая аудитория не любит общих слов и запутанных сложных фраз. Как руководство, так и коллеги хотят от вас конкретики - примеров, цифр, описания реальных ситуаций. Не стоит думать, что аудитория не сможет понять, где идет речь о реально полезной для нее информации, а где "сказал много, но ничего не сказал". Кроме того, как говорится в одной из книг о проведении презентаций: "Продолжительность презентации - это не время, которое необходимо вам, а время, которое аудитория согласна потратить на ваш доклад".

Полезные советы

Размеры шрифта при создании презентации должны быть по возможности большими. Чтобы проверить, насколько хорошо текст на вашем слайде будет виден аудитории, распечатайте его на листе формата А4 и положите на пол. Если читать удается без труда - размер шрифта выбран оптимальный. Используйте простые стандартные шрифты, иначе может возникнуть одна из классических презентационных накладок - вместо букв аудитория увидит строчки со знаками вопроса. В лучшем случае текст будет иметь непредсказуемый вид, даже если и окажется читаемым. Переделать презентацию за несколько минут до выступления практически невозможно, поэтому лучше предусмотреть все заранее.

Максимальный размер экрана при показе презентации чаще всего 800х600 точек (иногда 1024х768 точек). Какие бы картинки вы ни собирались включить в презентацию, нет смысла делать их размер больше - это только "утяжелит" презентацию. Качество графики при использовании проектора все равно ниже, чем у монитора, так что качество изображения в этом случае не является решающим параметром.

Лучше всего использовать для презентации контрастные цвета. Фоновая графика не должна отвлекать внимание от содержания. В то же время графическими средствами полезно создавать на слайде зоны, в которых содержится текстовая информация, таким образом дополнительно ее выделяя. Логотипы и ссылки лучше размещать не вверху, а внизу экрана.

Каждый слайд должен содержать заголовок в форме вывода. Не секрет, что некоторые зрители могут отвлечься от вашего выступления, поэтому, взглянув на экран, они сразу же должны понять, о чем идет речь. Стиль таких лаконичных заголовков может быть разным - от строго делового, отражающего информацию по существу: "График, отражающий изменение показателей финансовой эффективности", до более яркого и неформального "Рост наших успехов". Последний вариант, сильнее привлечет внимание аудитории во время выступления, и в то же время, если вашу презентацию потом кто-то будет читать в электронном или бумажном варианте, полнота информации может оказаться важнее метафор.

При разборе недостатков уже упоминалось, что подробные и "тяжелые" презентации неэффективны. Объем информации, которую может запомнить аудитория, ограничен. Презентация - это не доклад, перенесенный на экран. Слишком большой объем текста, даже хорошо видного и понятного, неудобен тем, что вас перестанут слушать, а вместо этого будут вчитываться в слайд.

Надо помнить, что самая большая скорость выступления - слайд в минуту. Иначе зал не воспримет информацию на экране, да и вы не успеете дать никаких комментариев. Поэтому не стоит строить иллюзий о том, что в 10 отведенных вам минут вы уложитесь с 30-страничным выступлением. Напротив, если вы будете тратить более трех минут на один слайд (не считая ситуации с ответами на вопросы), то презентация начнет превращаться в речь.

Часто для удобства аудитории заранее раздают бумажные варианты выступлений. Это имеет свои плюсы - слушатели могут что-то записывать, кроме того, они потом смогут вновь обратиться к этому материалу. Но есть и минусы - во время вашего выступления все уже пробегутся по бумажной версии и будут, не слушая вас, самостоятельно ее изучать. Лучший способ "заставить" зал внимательнее вас слушать - просьба задавать вам вопросы или своими вопросами провоцировать активность аудитории. Если вы будете говорить о том, что актуально для слушателей, они волей-неволей проявят больше внимания.

И наконец, последний совет - даже если вы абсолютно уверены в своих силах, попробуйте провести репетицию своего выступления. Это поможет избежать неприятных сюрпризов и лучше понять преимущества и недостатки своей презентации.